Fakturowanie to fundamentalny aspekt prowadzenia każdej działalności gospodarczej w Norwegii. Prawidłowo zorganizowany system fakturowania wspiera płynność finansową i buduje profesjonalny wizerunek firmy. Oto kilka istotnych porad, które pomogą Ci w skutecznym zarządzaniu fakturami:

1. Wystawiaj faktury natychmiast po dostarczeniu towaru lub usługi

Opóźnianie fakturowania może wpływać negatywnie na płynność finansową firmy. Unikaj sytuacji, w których Twoi klienci otrzymują „nieoprocentowaną pożyczkę” przez opóźnienia w wystawieniu faktury.

2. Spełniaj wymogi norweskiego prawa

Norweskie przepisy dotyczące fakturowania jasno określają, jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze:

– Numer faktury, numer organizacyjny sprzedawcy (Organisasjonsnummer), data sprzedaży.

– Dane sprzedawcy i kupującego.

– Precyzyjny opis towarów lub usług.

– Cena jednostkowa i całkowita z wyraźnym wyszczególnieniem VAT.

3. Korzystaj z programów fakturowania zamiast arkuszy kalkulacyjnych

Unikaj prostych narzędzi, takich jak Excel, które mogą generować błędy w numeracji i nie spełniają wymogów norweskiego prawa dotyczącego niezmienności faktur. Zainwestuj w profesjonalny system fakturowania, który automatycznie przypisuje numery i ułatwia śledzenie dokumentów.

4. Śledź terminy płatności

Regularne monitorowanie terminów płatności to klucz do utrzymania stabilności finansowej. Możesz ustalić krótsze terminy, np. 7-14 dni, a także wysyłać przypomnienia klientom o zbliżających się terminach płatności.

5. Obsługa błędów na fakturze

Jeśli popełnisz błąd na fakturze, wystaw notę kredytową, która skoryguje pierwotną fakturę. Nie masz prawa zmieniać wystawionej faktury, ale możesz anulować ją przez poprawny dokument księgowy.

6. Zachowuj dokumentację

Prawidłowa dokumentacja to klucz do sukcesu. Norweskie organy skarbowe wymagają, aby każda faktura była kompletnie udokumentowana. Brak danych kupującego lub numeru organizacyjnego sprzedawcy może skutkować unieważnieniem faktury.

7. Używaj formatu EHF w przypadku sprzedaży instytucjom publicznym

Jeśli sprzedajesz usługi lub towary do instytucji publicznych, od 2012 roku obowiązuje Cię fakturowanie w formacie EHF (Elektroniczny Handel), co usprawnia rozliczenia.

Podsumowanie

Zarządzanie fakturami wymaga systematyczności i zgodności z lokalnymi przepisami. Dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak systemy fakturowania, możesz zoptymalizować procesy i uniknąć problemów związanych z nieprawidłowościami. Pamiętaj, aby dbać o profesjonalną dokumentację i śledzić terminy płatności, by Twoja firma działała sprawnie i bez zakłóceń.

Skontaktuj się z nami!

TOPNOR REGNSKAP AS
Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe

+47 939 82 173
post@topnor.no