Specjalne wymagania formalne dla różnych branż w Norwegii
W Norwegii różne branże podlegają specyficznym wymaganiom formalnym, które regulują ich działalność. Obejmują one obowiązki związane z dokumentacją, ubezpieczeniami, rejestracją czy certyfikacją. Branża budowlana Firmy budowlane muszą prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy (timelisty) oraz systematycznie wystawiać dokumenty sprzedaży, nie później niż miesiąc od ostatniego terminu VAT. Ważne jest posiadanie ubezpieczeń Yrkesskadeforsikring i Ansvarsforsikring. Każdy pracownik musi posiadać kartę Byggekort (zamówienie na www.hmskort.no). Projekty o wartości powyżej 300 000 NOK wymagają prowadzenia księgowości projektowej (prosjektregnskap), obejmującej m.in. numer projektu, koszty i przychody. Umowy na prace budowlane powinny być precyzyjnie określone i oparte na standardowych wzorach (www.standard.no). Sentral Godkjenning potwierdza zdolność firmy do zarządzania projektami budowlanymi, a StartBank to baza wiarygodnych firm budowlanych. Firmy sprzątające Pracownicy muszą posiadać kartę Renholdskort (zamówienie na www.hmskort.no). Każda firma sprzątająca podlega obowiązkowej corocznej rejestracji w Arbeidstilsynet. Taxi Taksometry są obowiązkowe. Przedsiębiorstwa muszą prowadzić dokumentację sprzedaży gotówkowej oraz dokonywać codziennych rozliczeń (dagsoppgjør) za pomocą systemu np. iZettle. Fryzjerzy i salony urody Obowiązuje podział towarów i usług, łatwo dostępny cennik oraz prowadzenie dziennika wizyt (timebestillinger) i listy pracowników (personalliste). Restauracje Wymagany jest podział towarów na grupy, cennik oraz dzienne rozliczenie (dagsoppgjør) do 30 minut po zamknięciu kasy. Lista pracowników (personalliste) musi być dostępna na miejscu. Więcej informacji na www.mattilsynet.no. Warsztaty samochodowe Obowiązkowe jest prowadzenie listy pracowników (personalliste). Warsztaty zajmujące się kluczowymi naprawami muszą posiadać zezwolenie wydane przez Statens vegvesen (Godkjenning av verksteder). Wynajem personelu Firmy wynajmujące pracowników muszą być wpisane do rejestru prowadzonego przez Arbeidstilsynet. Rejestracja jest obowiązkowa dla przedsiębiorstw, które zatrudniają pracowników tymczasowych do zadań spoza głównej działalności. Elektrycy Prace pod napięciem wymagają certyfikatu DSB, potwierdzającego zgodność kwalifikacji z norweskimi wymogami. Szczegóły na stronie DSB. TOPNOR REGNSKAP AS – Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Okres wypowiedzenia w Norwegii – choroba, pracownik tymczasowy, okres próbny
Rozpoczynając pracę w Norwegii, warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi okresu wypowiedzenia, zwłaszcza w czasie próbnym. Przejrzyste zasady i znajomość praw pozwalają uniknąć nieporozumień zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje, które mogą Ci się przydać w przypadku zakończenia współpracy. Okres wypowiedzenia w czasie próbnym – standardowy okres wypowiedzenia w trakcie umowy próbnej wynosi 14 dni i jest liczony od daty do daty. Jeśli jednak zarówno pracodawca, jak i pracownik wyrażą taką wolę, w umowie o pracę lub układzie zbiorowym można wprowadzić inne, dostosowane do potrzeb zapisy. Kluczowe jest, aby zmiana była uzgodniona na piśmie. Czy można rozwiązać umowę z pracownikiem tymczasowym przed jej zakończeniem? Tak, ale tylko w przypadku wystąpienia ważnej przyczyny. Przykładem może być redukcja etatów. W takich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia pełnej procedury rozwiązania umowy, która obejmuje spotkanie z pracownikiem, sporządzenie protokołu oraz wystawienie formalnego wypowiedzenia. A co w przypadku umowy na czas określony? W przypadku zatrudnienia na czas określony rozwiązanie umowy przed upływem okresu wypowiedzenia wymaga zgody obu stron. Pracownik powinien świadczyć pracę do końca wypowiedzenia, chyba że pracodawca zdecyduje inaczej. Jak wygląda sytuacja przy chorobie podczas okresu wypowiedzenia? Jeśli pracownik zachoruje, okres wypowiedzenia przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem. Choroba nie wpływa na jego długość ani na obowiązki stron. Znajomość zasad dotyczących okresu wypowiedzenia w Norwegii to klucz do sprawnego zakończenia współpracy z pracodawcą. Niezależnie od rodzaju umowy czy przyczyn jej rozwiązania, ważne jest, aby obie strony działały zgodnie z przepisami i procedurami. Zapraszamy do kontaktu! TOPNOR REGNSKAP AS – Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
LØNNSTYVERI – na czym polega i jakie są konsekwencje prawne?
Nie każdy zdaje sobie sprawę, że w Norwegii istnieje zjawisko określane jako kradzież wynagrodzenia (LØNNSTYVERI), które jest poważnym naruszeniem prawa. Dotyczy sytuacji, w których pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty należnych świadczeń za wykonaną pracę. Dotyczy to nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale również dodatków za nadgodziny, feriepenger oraz innych świadczeń wynikających z umowy o pracę. Istotą tego działania jest sytuacja, w której pracodawca osiąga korzyści finansowe kosztem pracownika, jednocześnie naruszając jego prawa. Czym jest kradzież wynagrodzenia? Kradzież wynagrodzenia obejmuje różnorodne naruszenia prawa pracy, w których pracodawca celowo uchyla się od wypłaty należnych środków lub łamie obowiązujące przepisy. Takie działania mogą przybierać formę nieprzestrzegania minimalnych stawek wynagrodzenia w danej branży, fałszowania ewidencji czasu pracy, na przykład kart godzinowych, czy manipulacji związanych z feriepenger, które mogą być zaniżane lub w ogóle niewypłacane. Przykładem tego rodzaju nadużyć jest również tzw. „pay-back”, czyli wymuszanie zwrotu całości lub części wynagrodzenia od pracownika już po jego formalnym przekazaniu. Inne formy kradzieży wynagrodzenia to nielegalne potrącenia z wypłaty, takie jak zawyżone opłaty za zakwaterowanie, żądanie pokrycia kosztów odzieży roboczej czy środków czystości, a także inne nieuzasadnione obciążenia finansowe, które zgodnie z prawem powinien ponosić pracodawca. Nowe regulacje – kara za kradzież wynagrodzenia Od 1 stycznia 2022 roku w Norwegii niewypłacenie wynagrodzenia przez pracodawcę stanowi przestępstwo. Zgodnie z § 395 i § 396 norweskiego kodeksu karnego (straffeloven), pracodawcy, który dopuści się takiego czynu, grozi kara pozbawienia wolności nawet do 6 lat. Warto jednak pamiętać, że nie każda sytuacja opóźnienia w wypłacie może być uznana za kradzież wynagrodzenia. Przypadki, w których pracodawca celowo działa na szkodę pracownika, są rozpatrywane jako przestępstwo. Co zrobić w przypadku kradzieży wynagrodzenia? W sytuacji, gdy pracownik doświadcza powyższych problemów, ważne jest, aby podjąć odpowiednie kroki: Zgłoś sprawę do Arbeidstilsynet (Norweska Inspekcja Pracy). Choć instytucja ta nie zajmuje się odzyskiwaniem należności, może udzielić porad oraz wskazać prawa pracownika. Skonsultuj się z prawnikiem. Dochodzenie roszczeń w Norwegii odbywa się na drodze cywilnej, dlatego to pracownik musi sam podjąć działania prawne w celu odzyskania należności. Pamiętaj o swoich prawach! TOPNOR REGNSKAP AS – Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Leasing samochodu – czy warto wybrać tę opcję dla swojej firmy?
Leasing samochodu to atrakcyjna alternatywa dla zakupu pojazdu na własność. Polega na użytkowaniu samochodu przez określony czas, zgodnie z ustalonymi warunkami, w zamian za miesięczne opłaty. Koszty leasingu, w tym opłata początkowa, mogą być w całości zaliczone do wydatków firmowych. Korzyści wynikające z leasingu Brak dużych inwestycji na start – Leasing pozwala uniknąć wydawania znacznych środków finansowych na zakup pojazdu. – Nie ma konieczności amortyzowania kosztów zakupu przez 5 lat, co jest wymagane w przypadku nabycia samochodu. Dostęp do nowych modeli samochodów – Dzięki leasingowi możesz korzystać z nowoczesnych i bogato wyposażonych pojazdów, bez konieczności ich zakupu. – Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą regularnie wymieniać flotę na nowsze modele. Elastyczność po zakończeniu umowy – Po upływie okresu leasingu wystarczy zwrócić samochód do firmy leasingowej, bez konieczności martwienia się o jego sprzedaż. Ograniczenia leasingu Brak możliwości stania się właścicielem pojazdu – Leasing nie daje prawa własności samochodu, co może być istotne dla firm planujących długoterminowe użytkowanie pojazdu. Zobowiązanie na dłuższy czas – Decydując się na leasing, firma zobowiązuje się do użytkowania pojazdu przez cały okres trwania umowy. – Przedwczesne rozwiązanie umowy może generować dodatkowe koszty, choć istnieje możliwość przeniesienia leasingu na inną osobę lub firmę. Wymagania dotyczące stanu technicznego pojazdu – Przy zwrocie samochodu jego stan techniczny musi być zgodny z wymaganiami określonymi w umowie. – Za uszkodzenia, zabrudzenia lub nadmierne zużycie mogą być naliczane wysokie opłaty. – Aby uniknąć dodatkowych kosztów, warto przed zwrotem zadbać o odpowiednią konserwację i czystość pojazdu. Czy leasing samochodu to odpowiedni wybór dla Twojej firmy? Decyzja o leasingu powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb firmy. Leasing to korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorstw ceniących elastyczność i możliwość użytkowania nowoczesnych pojazdów, ale może nie sprawdzić się w przypadku długotrwałego użytkowania samochodu lub potrzeby posiadania go na własność. Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami, a chętnie pomożemy! Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Lønnsammenstillingrapport w Norwegii – raport specyfikujący wynagrodzenie pracownika (31 stycznia 2025)
Lønnsammenstillingrapport w Norwegii to raport specyfikujący wynagrodzenie pracownika. Jest to dokument sporządzany przez pracodawcę. Do końca stycznia każdego nowego roku pracownicy muszą otrzymać raport Sammenstilling dotyczący swoich dochodów z całego roku 2024. Ujmując to prościej, Lønnsammenstillingrapport jest jakby odpowiednikiem polskiego PIT-11 pokazującym dochody z całego roku. Wysłanie raportu jest obowiązkowe do dnia 31 stycznia 2025. Informacje, o których co roku musisz poinformować swojego księgowego (pamiętaj, że jeśli któraś z poniższych sytuacji dotyczy pracowników Twojego przedsiębiorstwa, firmy księgowe muszą to raportować najpóźniej w grudniu): 1. Czy pracownicy korzystają z telefonów firmowych również do celów prywatnych? Dotyczy również, gdy pracownikiem jest sam właściciel firmy. 2. Czy pracownicy zamierzają skorzystać w swoim rozliczeniu rocznym ze statusu Pendlera? Ze statusu pendler można skorzystać maksymalnie pierwsze 2 lata. 3. Czy pracownicy używają samochodów służbowych również do celów prywatnych? 4. Czy jako pracodawca finansujesz pracownikom wynajem mieszkania? Twój księgowy potrzebuje informacji, czy mają oni do dyspozycji całe mieszkania, czy np. tylko jeden pokój. 5. Czy jako pracodawca opłacasz dla pracownika bilety samolotowe bądź inne wydatki związane z podróżą z/do Norwegii, jeśli na stałe mieszkają w Polsce? Jest to bardzo ważne, aby najpóźniej w grudniu 2024 naliczyć wszystkie niezbędne dodatki. Na przykład: pracodawca opłaca pracownikowi mieszkanie, zatem pracownik nie ponosi tego wydatku, więc to dla niego przychód niepieniężny, z którego trzeba się rozliczyć. Jeśli pracownik korzysta z rozliczenia jako pendler, taki przychód nie jest dla niego opodatkowany, ale konieczne jest jego wykazanie, aby uniknąć sytuacji podwójnego rozliczenia – pendlerzy mogą odliczać w swoim rozliczeniu rocznym skattemeldingu wydatki jakie ponieśli na dojazdy do pracy z kraju macierzystego. Raport „Lønnsammenstillingrapport” ma na celu dostarczenie pracownikowi przejrzystych i zrozumiałych informacji dotyczących jego wynagrodzenia. Pracownik powinien otrzymywać lønnsslippy, czyli kwitki wypłaty każdego miesiąca w trakcie roku, a sammenstillingrapport pokazuje je więc w formie skumulowanej. Dane z lønnsammenstillingrapport są wprowadzane do Twojego zeznania rocznego automatycznie przez urząd, na podstawie których będzie wyliczony podatek. Pamiętaj, że dla pracowników na timelønn, pensja za godziny grudniowe, która jest naliczana i wypłacana w styczniu nowego roku, nie wchodzi do raportu za rok 2024. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe+47 939 82 173post@topnor.nowww.topnor.no
Prowadzenie dokumentacji firmowej w Norwegii – co warto wiedzieć?
Prowadzenie działalności gospodarczej w Norwegii wiąże się z koniecznością odpowiedniego zarządzania dokumentacją firmową. Warto pamiętać, że czas przechowywania dokumentów jest uzależniony od ich rodzaju i wynosi 3,5 lub 5 lat od daty zamknięcia danego roku rozliczeniowego. Dokumenty powinny być archiwizowane w firmie lub w zewnętrznej firmie magazynowej, która w razie potrzeby (np. podczas kontroli) ma obowiązek udostępnić dokumentację. Dla zachowania porządku i przejrzystości dokumentacji warto korzystać z odpowiednio oznaczonych segregatorów i zakładek. Jest to niezwykle przydatne podczas kontroli. W przypadku ogłoszenia upadłości firmy, to syndyk, który zarządza procesem upadłościowym, podejmuje decyzję dotyczącą dalszego losu dokumentacji firmowej. Syndyk ocenia, które dokumenty mogą zostać zniszczone, a które należy przekazać osobom uprawnionym. Decyzja ta zależy od przepisów prawnych, wartości dowodowej dokumentów oraz ich znaczenia dla dalszych działań związanych z likwidacją firmy. W niektórych przypadkach, dokumentacja może być przechowywana przez dłuższy czas, jeśli jest potrzebna do zakończenia spraw sądowych, rozliczeń podatkowych, lub dochodzenia roszczeń. Podział dokumentacji firmowej: Dokumentacja pierwotna: obejmuje m.in. deklaracje roczne, dokumenty kosztowe, deklaracje VAT, dokumenty przychodowe, rejestry rachunków, bilanse, specyfikacje środków trwałych oraz dokumenty kadrowe. Takie dokumenty powinny być przechowywane przez 5 lat od zamknięcia roku księgowego. Dokumentacja wtórna: zawiera m.in. korespondencję dotyczącą rachunków, umowy oraz dokumentację magazynową. Tego rodzaju dokumenty należy przechowywać przez 3,5 roku od momentu zamknięcia roku księgowego. Warto również pamiętać, że w zależności od rodzaju działalności, niektóre dokumenty mogą wymagać przechowywania przez dłuższy okres, nawet do 15 lat. Zachowanie porządku w dokumentacji firmowej to klucz do sprawnego funkcjonowania każdej firmy, a także sposób na uniknięcie problemów w przypadku kontroli. Zadbaj o swoje dokumenty i bądź przygotowany na każdą ewentualność! Masz pytania? Skontaktuj się z nami! 𝐓𝐎𝐏𝐍𝐎𝐑 𝐑𝐄𝐆𝐍𝐒𝐊𝐀𝐏 𝐀𝐒 Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no
Kilka najważniejszych zasad dla firm
Jako właściciel firmy oczywiście, że wiesz! Chcielibyśmy jednak przypomnieć o kilku kluczowych zasadach dotyczących zarządzania finansami. Do zapoznania się dla nowych firm, a także dla odświeżenia wiedzy dla dłużej funkcjonujących. Poniższe wskazówki pomogą Wam prowadzić działalność zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Co najważniejsze, każda operacja finansowa w spółce AS musi być udokumentowana! Oznacza to, że wszystkie transakcje powinny być poparte fakturami, paragonami lub innymi dokumentami potwierdzającymi, co zapewnia zgodność z przepisami i umożliwia dokładne prowadzenie księgowości. ZALICZKI W GOTÓWCE: Wypłacanie zaliczek pracownikom w formie gotówki jest absolutnie niedozwolone. Wszystkie zaliczki powinny być przekazywane za pośrednictwem systemów bankowych, aby zapewnić przejrzystość i możliwość łatwego śledzenia operacji finansowych. WYNAGRODZENIA W GOTÓWCE: Wypłacanie wynagrodzeń pracownikom w gotówce jest zakazane. PŁATNOŚCI GOTÓWKOWE: Dokonywanie płatności gotówkowych na kwotę przekraczającą 10 000 kr jednemu dostawcy w ciągu roku kalendarzowego jest niedopuszczalne. PRYWATNE ZAKUPY: W przypadku AS wykorzystywanie środków firmowych do prywatnych zakupów jest zabronione. Wszystkie wydatki firmowe muszą być związane bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa. Prywatne wydatki powinny być finansowane z osobistych środków. PRYWATNE FAKTURY: Opłacanie prywatnych faktur lub rachunków za pomocą środków firmy w spółce AS jest niedopuszczalne. Wszystkie rachunki opłacane przez firmę muszą dotyczyć działalności gospodarczej. Prywatne rachunki muszą być opłacane z osobistych funduszy. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z naszym biurem księgowym. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Biuro Księgowe W Norwegii +47 939 82 173 post@topnor.no
Opisywanie paragonów i faktur
Pamiętaj, aby opisywać paragony/ faktury jeśli: – Kupujesz paliwo, wyposażenie samochodu, koszty napraw, parkingów, bramek jeśli masz w firmie więcej niż jedno auto. – Kupujesz materiały np. w firmie budowlanej? Jedzenie do firmy gastronomicznej? Paliwo w firmie transportowej? Każdy paragon powyżej 1000 kr MUSI mieć nadrukowaną nazwę Twojej firmy bądź numer organizacyjny, inaczej nie odliczymy MVA. – Kupujesz jedzenie do firmy – opisz w jakim celu zostało zakupione, (czy było związane z nadgodzinami pracownika, spotkaniem z klientem/ kontrahentem, kosztami kantyny pracowniczej – jeśli firma posiada) – Uwaga: jeśli nie jesteś firmą z branży gastronomicznej np. piekarnia, cukiernia, restauracja, food truck – nie możesz odliczyć MVA od tego typu kosztów. Cały rachunek w kwocie brutto obniża Twój podatek dochodowy. – Kupujesz bilety lotnicze – wypełnij reiseregning i podaj informacje o celu podróży i kto podróżował. – Płacisz za zakupy firmowe z prywatnych środków – podaj informacje kto płacił, następnie my przygotujemy utleggskjeme, na podstawie której będzie można dokonywać zwrotu z konta firmowego do osoby, która ten koszt poniosła. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no