Reiseregning – kluczowe informacje o podróżach służbowych
Jeżeli Twoi pracownicy odbywają podróże służbowe, kluczowe jest ustalenie z nimi, jak zostaną rozliczone związane z tym koszty. Można ustalić kilka różnych metod. Ważne jest, aby wybrać sposób, który będzie najbardziej odpowiedni i zgodny z obowiązującymi przepisami. Należy pamiętać, że wynagrodzenie nie może przekraczać stawek ustalonych przez Skatteetaten. W przeciwnym razie, od nadwyżki trzeba będzie zapłacić podatek. Aktualne stawki można znaleźć na stronie Altinn. Co istotne, osoby prowadzące ENK mogą odliczać jedynie wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie, które są udokumentowane. Istnieją określone przepisy dotyczące kwot, które można wypłacić pracownikowi bez obowiązku opodatkowania oraz sytuacji, w których te kwoty będą podlegały opodatkowaniu. W celu uzyskania rzeczywistych kosztów pracownik musi dostarczyć pracodawcy oryginały dokumentów (paragony lub faktury – mogą być to zdjęcia) jako podstawę do wypłaty. Konieczne jest także podanie dodatkowych informacji, takich jak imię, nazwisko i adres pracownika, data wyjazdu i powrotu, cel podróży oraz szczegóły dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach. Te dodatkowe informacje można dostarczyć korzystając z formularza Reiseregning, czyli strony tytułowej do zwrotów za podróż służbową. Pokrywanie kosztów podróży według stawek polega na tym, że pracodawca wypłaca diety zgodnie z ustalonymi odgórnie stawkami, zamiast refundować faktycznie poniesione wydatki. Większość firm wybiera stosowanie oficjalnych stawek urzędowych. Dokument Reiseregning jest niezwykle istotny i musi zawierać takie informacje jak: imię, nazwisko i adres pracownika, daty wyjazdu i powrotu dla każdej podróży, cel podróży oraz szczegóły dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach, a także podpis pracownika. Dodatkowo, w zależności od rodzaju zakwaterowania, rachunek za podróż powinien zawierać szczegółowe informacje, na przykład czy pracownikowi przysługuje dieta za hotel bez posiłków oraz czy w koszt wliczone było jedzenie. W przypadku podróży służbowych, które obejmują nocleg, dokument Reiseregning powinien zawierać więcej szczegółów niż standardowe informacje. Oprócz podstawowych danych, należy podać dokładne godziny wyjazdu i powrotu dla każdej podróży. Dokument powinien także zawierać nazwę i adres miejsca zakwaterowania. Jeżeli pracownik korzystał z kilku różnych kwater, konieczne jest uwzględnienie dat pobytu oraz nazw i adresów wszystkich miejsc. WAŻNE! W przypadku zakwaterowania w akademiku (z dostępem do kuchni) lub w prywatnej kwaterze nie ma potrzeby podawania nazwy miejsca. Należy również określić typ zakwaterowania (czy jest to hotel, czy inny rodzaj noclegu) oraz zaznaczyć, czy koszty obejmowały posiłki takie jak śniadanie, obiad czy kolacja. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
