Egenmelding w Norwegii – zasady, warunki i sposób zgłaszania
Egenmelding – informacje Zakres Informacja Czym jest egenmelding Egenmelding to forma samodzielnego zgłoszenia niezdolności do pracy z powodu choroby przez pracownika, bez konieczności przedstawiania zwolnienia lekarskiego (sykemelding). Jest to rozwiązanie funkcjonujące w norweskim systemie pracy, które pozwala pracownikowi na krótkotrwałą nieobecność chorobową na określonych zasadach. Limit i warunki Egenmelding przysługuje 4 razy w roku, każdy maksymalnie na 3 dni, czyli łącznie do 12 dni w roku. Warunkiem skorzystania z egenmelding jest przepracowanie minimum 2 miesięcy. Egenmelding i sykemelding Jeśli pracownik wziął egenmelding np. na 2 dni, a następnie otrzymał sykemelding od lekarza, traktowane jest to jako ciągłość choroby. W takim przypadku sykemelding liczony jest jako pozostałe 14 dni z puli 16 dni pracodawcy. Zgłoszenie własnoręczne Egenmelding musi być zgłoszony rano, przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie zostanie oficjalnie zgłoszony, nie ma możliwości, aby pracownik po dwóch dniach lub nawet po pełnym miesiącu stwierdził, że chce wykorzystać egenmelding za dany dzień. Co nie jest egenmelding Samo poinformowanie, że pracownik źle się czuje i nie przyjdzie do pracy, nie jest równoznaczne z egenmelding. Konieczne jest wyraźne i oficjalne zgłoszenie chęci wykorzystania egenmelding. Pracownicy na timelønn Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracowników na timelønn, ponieważ pracodawca może zgodzić się jedynie na zmianę grafiku, jeśli pracownik poinformuje, że danego dnia nie jest w stanie przyjść do pracy. W takiej sytuacji nie wiąże się to automatycznie z użyciem egenmeldingu. Egenmelding to forma samodzielnego zgłoszenia niezdolności do pracy z powodu choroby przez pracownika, bez konieczności przedstawiania zwolnienia lekarskiego (sykemelding). Jest to rozwiązanie funkcjonujące w norweskim systemie pracy, które pozwala pracownikowi na krótkotrwałą nieobecność chorobową na określonych zasadach. Egenmelding przysługuje 4 razy w roku, każdy maksymalnie na 3 dni, czyli łącznie do 12 dni w roku. Warunkiem skorzystania z egenmelding jest przepracowanie minimum 2 miesięcy. Jeśli pracownik wziął egenmelding, np. na 2 dni, a następnie otrzymał sykemelding od lekarza, traktowane jest to jako ciągłość choroby. W takim przypadku sykemelding liczony jest jako pozostałe 14 dni z puli 16 dni pracodawcy. Egenmelding musi być zgłoszony rano, przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie zostanie oficjalnie zgłoszony, nie ma możliwości, aby pracownik po dwóch dniach lub nawet po pełnym miesiącu stwierdził, że chce wykorzystać egenmelding za dany dzień. Samo poinformowanie, że pracownik źle się czuje i nie przyjdzie do pracy, nie jest równoznaczne z egenmelding. Konieczne jest wyraźne i oficjalne zgłoszenie chęci wykorzystania egenmelding. Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracowników na timelønn, ponieważ pracodawca może zgodzić się jedynie na zmianę grafiku, jeśli pracownik poinformuje, że danego dnia nie jest w stanie przyjść do pracy. W takiej sytuacji nie wiąże się to automatycznie z użyciem egenmeldingu. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii Wspieramy przedsiębiorców i firmy na każdym etapie prowadzenia działalności w Norwegii. Jeśli masz pytania dotyczące rozliczeń, obowiązków pracodawcy lub zasad związanych z zatrudnieniem pracowników – zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy i doradzimy w oparciu o aktualne przepisy. +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Zwolnienie lekarskie w Norwegii. Sykemelding, sykepenger – obecne zasady i rządowe plany
Zwolnienie lekarskie w Norwegii od lat działa inaczej niż w Polsce i często zaskakuje pracowników przyzwyczajonych do systemu L4. Choć choroba kojarzy się z całkowitym oderwaniem od pracy i skupieniem na powrocie do zdrowia, norweskie przepisy zakładają coś zupełnie innego – aktywność, współpracę i kontakt z pracodawcą nawet podczas zwolnienia. Co więcej, rząd Norweski zapowiada kolejne zmiany, które mogą jeszcze bardziej wzmocnić obowiązki pracownika i zwiększyć nadzór państwa nad absencją chorobową. Na razie są to propozycje, a nie obowiązujące prawo – ale warto wiedzieć, w jakim kierunku zmierza system. Poniżej wyjaśniamy: – jak wygląda zwolnienie lekarskie w Norwegii obecnie, – jakie zmiany są planowane, – na co powinni przygotować się pracownicy oraz pracodawcy. Jak wygląda zwolnienie lekarskie w Norwegii obecnie? Sykemelding i sykepenger – ważne rozróżnienie Podstawową różnicą pomiędzy Polską a Norwegią jest to, że zwolnienie lekarskie (sykemelding) w Norwegii nie jest automatyczną gwarancją wypłaty zasiłku chorobowego (sykepenger). Jest ono jedynie podstawą do rozpatrzenia prawa do świadczenia. W Polsce system jest prosty: pracownik albo pracuje, albo choruje. Zwolnienie lekarskie wystawiane jest zawsze w wymiarze 100%, co oznacza całkowitą niezdolność do pracy – niezależnie od rodzaju choroby. W Norwegii jest inaczej. Choroba nie zawsze oznacza całkowitą niezdolność do pracy, a pracownik – w miarę możliwości – powinien pozostać aktywny zawodowo. Obowiązek informacyjny (Opplysningsplikt) – kontakt z pracodawcą Pracownik nie ma obowiązku ujawniania szczegółowych informacji medycznych, ale musi pozostawać w kontakcie z pracodawcą. Samo „czekanie, aż zwolnienie pojawi się w systemie” nie wystarcza. Pierwszym krokiem po zachorowaniu jest poinformowanie pracodawcy: – czy pracownik jest w stanie wykonywać jakiekolwiek zadania, – czy możliwa jest praca w ograniczonym zakresie (np. częściowy etat, praca zdalna). Norweski system jest zaprojektowany tak, aby aktywizować pracownika szczególnie wtedy, gdy nieobecność się przedłuża. W praktyce oznacza to rozmowy o dostosowaniu obowiązków lub stopniowym powrocie do pracy. Warto jednak zachować ostrożność. Brak informacji o stanie zdrowia może sprawić, że pracodawca będzie naciskał na wykonywanie zwykłych obowiązków. Choć pracownik nie musi ujawniać diagnozy, w niektórych sytuacjach zasadne jest poinformowanie o obiektywnych ograniczeniach (np. hospitalizacja, gorączka, uraz). Obowiązek współdziałania (Medvirkningsplikt) Zarówno ustawa o ubezpieczeniach społecznych (folketrygdloven), jak i ustawa o środowisku pracy (arbeidsmiljøloven) nakładają na pracownika obowiązek współpracy w procesie powrotu do pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik na zwolnieniu lekarskim: – powinien uczestniczyć w spotkaniach dotyczących powrotu do pracy, – współpracować przy dostosowaniu stanowiska pracy, – brać udział w ocenie swojej zdolności do pracy. Uchylanie się od kontaktu z pracodawcą – nawet przy złym stanie zdrowia – może mieć konsekwencje finansowe. Dla porównania: w Polsce pracodawca i ZUS mogą kontrolować zasadność zwolnienia, ale nie mogą nakłaniać pracownika do częściowego powrotu do pracy. Obowiązek aktywności (Aktivitetsplikt) Od 1 czerwca 2021 roku norweskie przepisy jasno wskazują, że pracownik na zwolnieniu lekarskim powinien pozostawać aktywny zawodowo przez cały okres zwolnienia, o ile stan zdrowia na to pozwala. Pracodawca ma obowiązek: – dostosować stanowisko pracy, – zmienić zakres obowiązków, – umożliwić pracę w innym wymiarze lub formie. Jeśli dostosowanie nie jest możliwe, warto, by pozostał po tym ślad w dokumentacji (np. e-maile, SMS-y, wiadomości w systemie NAV). Po 8 tygodniach NAV ocenia, czy obowiązek aktywności jest realizowany. Brak aktywności bez uzasadnionych powodów może skutkować wstrzymaniem wypłaty sykepenger. Zwolnienie lekarskie u kilku pracodawców W Norwegii NAV ocenia obowiązek aktywności osobno dla każdego pracodawcy. Oznacza to, że: – można pobierać sykepenger w jednym miejscu pracy, – a jednocześnie normalnie pracować w innym, jeśli stan zdrowia na to pozwala. To zasadnicza różnica w porównaniu z Polską, gdzie zwolnienie obejmuje wszystkie umowy jednocześnie. Kiedy NAV może wstrzymać wypłatę sykepenger? NAV może zawiesić wypłatę zasiłku, jeśli pracownik: – odmawia współpracy przy ocenie zdolności do pracy, – nie podejmuje działań w kierunku powrotu do pracy, – bez uzasadnienia odrzuca dostosowaną ofertę pracy. Planowane zmiany – co rząd Norweski dopiero proponuje? Uwaga: poniższe zmiany nie obowiązują. Są to propozycje, które mogą, ale nie muszą wejść w życie. Rząd Støre zapowiada reformę systemu zwolnień lekarskich, której celem jest: – ograniczenie absencji chorobowej, – zwiększenie aktywności pracowników, – silniejszy nadzór NAV od pierwszych dni nieobecności. Pracownik jako aktywny partner podczas sykepenger Proponowane zmiany mają wzmocnić obowiązek współpracy (medvirkningsplikt). Pracownik miałby już na początku nieobecności przekazywać pracodawcy informacje o: – przewidywanym czasie trwania choroby, – swojej zdolności funkcjonowania (funksjonsevne), – potrzebnym wsparciu lub dostosowaniach. Część odpowiedzialności zostałaby przeniesiona z pracodawcy na pracownika. Tymczasowo inne obowiązki niż w umowie? Najbardziej kontrowersyjna propozycja zakłada możliwość tymczasowego wykonywania innej pracy niż ta wynikająca z umowy, jeśli stan zdrowia na to pozwala. Nowy obowiązek miałby zostać zapisany w folketrygdloven, a nie w arbeidsmiljøloven, co omija klasyczne ramy prawa pracy. Odmowa mogłaby skutkować utratą prawa do sykepenger. Większa kontrola NAV Planowane jest wzmocnienie współpracy pracownik–pracodawca–NAV. Oppfølgingsplan miałby być przekazywany do NAV już po 4 tygodniach nieobecności, co umożliwi wcześniejszą ocenę spełniania aktivitetskravet. Więcej aktywności, mniej wyjątków Statystyki pokazują, że w 2024 roku w aż 73% przypadków zwalniano pracowników z obowiązku aktywności. Rząd chce to zmienić. Po reformie: – aktywność ma być dostosowana do realnych możliwości, – nawet godzina pracy dziennie może być wymagana, – brak współpracy = zawieszenie zasiłku (z możliwością jego wznowienia). W pigułce – co może się zmienić? Dla pracownika: – więcej obowiązków informacyjnych, – gotowość do innej, tymczasowej pracy, – realna aktywność, a nie tylko formalna, – zawieszenie sykepenger w razie braku współpracy. Dla pracodawcy: – obowiązek rozważenia także trwałych dostosowań, – wcześniejsze przekazywanie oppfølgingsplan do NAV. Podsumowanie Norweski system zwolnień lekarskich już dziś znacząco różni się od polskiego. Planowane zmiany pokazują wyraźnie, że kierunek jest jeden: więcej aktywności, więcej współpracy i większa kontrola. Na razie jednak obowiązują dotychczasowe zasady, a proponowane reformy pozostają w fazie planów. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii +47 939 82 173 post@topnor.no
Zwolnienie pracownika na zwolnieniu lekarskim
„Prowadząc firmę w Norwegii, wielokrotnie stawałem przed sytuacją, w której pracownik trafiał na zwolnienie lekarskie w kluczowym momencie dla zespołu. Z własnego doświadczenia wiem, że wiele osób myśli, że choroba całkowicie chroni przed zwolnieniem, ale przepisy wcale nie są tak czarno-białe. Norweskie prawo wprowadza okres ochronny, zwany verneperiode, który trwa 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia zwolnienia lekarskiego. Przez ten czas nie mogę zwolnić pracownika wyłącznie z powodu jego choroby, niezależnie od tego, czy ma umowę stałą, czy czasową. Jednocześnie wiem, że prawo nie blokuje możliwości zakończenia współpracy z innych przyczyn. Pamiętam sytuację, gdy musiałem przeprowadzić restrukturyzację w jednym z oddziałów. Jeden z pracowników przebywał wtedy na zwolnieniu lekarskim, ale redukcja etatów była nieunikniona. W takich przypadkach ważne jest, aby decyzja była dobrze uzasadniona i dokładnie udokumentowana, bo w przeciwnym razie ryzykuję roszczenia. Podobnie jest w sytuacji zamknięcia firmy czy poważnych naruszeń zasad współpracy – to jedyne okoliczności, które pozwalają mi działać mimo trwającego okresu ochronnego. Kiedy 12 miesięcy ochrony mija, mogę myśleć o zakończeniu współpracy z powodu przedłużającej się nieobecności. Ale zanim podejmę decyzję, muszę spróbować wszystkiego, by umożliwić pracownikowi powrót do pracy. To obowiązek tilretteleggingsplikt – w praktyce oznacza to modyfikowanie zakresu obowiązków, umożliwienie pracy w skróconym wymiarze godzin czy wprowadzenie usprawnień technicznych, które ułatwią codzienne zadania. Nie muszę tworzyć nowego stanowiska ani ponosić nadmiernych kosztów, ale każda próba wsparcia powinna być dokładnie udokumentowana. Zawsze konsultuję się też z lekarzem pracy lub NAV, by zrozumieć rokowania co do powrotu pracownika do zdrowia. Pracownik musi wiedzieć, że jego długotrwała nieobecność może doprowadzić do zakończenia współpracy, więc wysyłam varsel i prowadzę otwarte rozmowy. Wszystko zapisuję w aktach personalnych – od prób dostosowania stanowiska po rozmowy wyjaśniające. W praktyce często udaje się znaleźć rozwiązanie korzystne dla obu stron, na przykład poprzez tymczasowe zmniejszenie obowiązków lub obniżenie etatu. Zdarzały się też sytuacje, gdy pracownik zachorował w trakcie okresu wypowiedzenia. Wtedy zwolnienie lekarskie może trwać tak długo, jak stwierdzi lekarz, a zasiłek chorobowy (sykepenger) nadal przysługuje. Pierwsze 16 dni wypłacam ja, a od tego momentu przejmuje NAV. Przykładowo, jeśli okres wypowiedzenia trwa od 1 do 31 sierpnia, a pracownik zachoruje 15 sierpnia na miesiąc, do końca sierpnia płacę ja, a od września obowiązek przejmuje NAV. Nawet po zakończeniu choroby, jeśli pracownik pozostaje bez pracy, może ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych, o ile spełnia warunki. Z perspektywy pracodawcy norweskie przepisy wprowadzają jasne ramy działania. W pierwszych 12 miesiącach chronią pracownika przed zwolnieniem wyłącznie z powodu choroby, ale jednocześnie pozwalają reagować, gdy przyczyny są niezależne od niezdolności do pracy. Po upływie okresu ochronnego mogę zakończyć współpracę z powodu przedłużającej się absencji, pod warunkiem że dokumentuję wszystkie działania wspierające i prowadzę przejrzystą komunikację. To równoważy potrzeby firmy i prawa pracownika, dając obustronną jasność i pewność, że decyzje podejmowane są zgodnie z prawem.” Podsumowując: – W Norwegii pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim objęty jest 12-miesięcznym okresem ochronnym (verneperiode), liczonym od dnia rozpoczęcia zwolnienia. – W tym czasie nie można zwolnić pracownika wyłącznie z powodu choroby, niezależnie od rodzaju umowy (stała lub czasowa). – Prawo nie blokuje zwolnienia z przyczyn niezwiązanych z chorobą, takich jak: · redukcja etatów (nedbemanning), restrukturyzacja lub zamknięcie oddziału, · zamknięcie firmy lub jej części, · brak współpracy lub naruszenie ustalonych zasad. – Po upływie okresu ochronnego pracodawca może rozważyć zwolnienie z powodu przedłużającej się nieobecności, ale decyzja musi być: · starannie udokumentowana, · poprzedzona działaniami wspierającymi pracownika (tilretteleggingsplikt), · uzasadniona, aby uniknąć roszczeń. – Obowiązek tilretteleggingsplikt obejmuje: · modyfikację zakresu zadań, jeśli to możliwe, · umożliwienie pracy w skróconym wymiarze godzin, · wprowadzenie usprawnień technicznych ułatwiających wykonywanie obowiązków. – Kluczowe kroki przed zwolnieniem: · konsultacja z lekarzem pracy lub NAV, · wysłanie ostrzeżenia (varsel) o możliwym zakończeniu współpracy, · szczegółowa dokumentacja działań w aktach personalnych, · otwarte rozmowy z pracownikiem w celu znalezienia rozwiązania korzystnego dla obu stron. – W czasie okresu wypowiedzenia pracownik może otrzymywać zwolnienie lekarskie tak długo, jak orzeknie lekarz. – Zasiłek chorobowy (sykepenger) przysługuje maksymalnie 52 tygodnie, z czego pierwsze 16 dni wypłaca pracodawca, a później NAV. – Nawet po zakończeniu umowy, jeśli pracownik pozostaje na zwolnieniu lekarskim, NAV przejmuje wypłatę zasiłku. – Jeśli po chorobie pracownik pozostaje bez pracy, może ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych, o ile spełnia wymagane warunki. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Choroba bez zwolnienia lekarskiego? Przypominamy zasady EGENMELDING
W związku z trwającym okresem ponownie przypominamy o zasadach korzystania z egenmelding w Norwegii. To rozwiązanie pozwala pracownikowi zgłosić krótkotrwałą niezdolność do pracy bez konieczności przedstawiania zwolnienia lekarskiego. Egenmelding zostało uregulowane w § 8-23 Ustawy o ubezpieczeniach społecznych i dotyczy okresu pracodawcy (arbeidsgiverperiode), czyli pierwszych 16 dni zwolnienia chorobowego, w których wynagrodzenie wypłaca firma. Aby pracownik mógł skorzystać z tego prawa, musi być zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej dwa miesiące. Istnieją też wyjątki – np. krótsza przerwa w zatrudnieniu (do dwóch tygodni) pozwala wliczyć wcześniejszy staż, natomiast po urlopie rodzicielskim czy permitteringu prawo można odzyskać już po czterech tygodniach pracy. Co do długości i częstotliwości, obowiązują dwie główne reguły. Po pierwsze, jednorazowo można zgłosić egenmelding na maksymalnie trzy dni kalendarzowe. Po drugie, funkcjonuje zasada 16 dni – jeśli kolejne zgłoszenie wypadnie w tym czasie, dni nieobecności sumują się. Gdy ich liczba przekroczy trzy, pracodawca ma prawo zażądać zwolnienia lekarskiego (legeerklæring). Jeśli pracownik go nie dostarczy, traci prawo do wynagrodzenia chorobowego za wskazany okres, chyba że udowodni, iż obiektywnie nie miał możliwości skontaktowania się z lekarzem. Norweskie przepisy przewidują również elastyczność – pracodawca może zdecydować, że w jego firmie egenmelding będzie obowiązywać nie tylko przez trzy dni, ale przez cały okres pracodawcy, czyli 16 dni. Wymaga to jednak konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami. Ustawa (§ 8-25) dopuszcza także sytuacje wyjątkowe, w których można odmówić pracownikowi prawa do egenmelding – na przykład gdy specyfika stanowiska uniemożliwia kontrolę nieobecności czy szybkie zorganizowanie zastępstwa. W takim przypadku decyzja musi być pisemna i dobrze uzasadniona. Praktyczne wskazówki: – sprawdzaj, czy pracownik spełnia wymóg co najmniej dwóch miesięcy zatrudnienia, – pamiętaj, że maksymalnie można zaakceptować trzy dni nieobecności w ciągu 16 dni, – żądaj zwolnienia lekarskiego po przekroczeniu tego limitu, – rozważ, czy chcesz rozszerzyć prawo do egenmelding w swojej firmie, – dokumentuj wyjątki i decyzje o odmowie tego prawa zawsze na piśmie, – dbaj o jasne procedury zgłaszania nieobecności i otwartą komunikację w zespole. Szybki skrót dla pracodawcy: – Prawo do egenmelding po 2 miesiącach zatrudnienia. – Maksymalnie 3 dni jednorazowo. – Dni sumują się w okresie 16 dni. – Po przekroczeniu limitu – konieczne zwolnienie lekarskie. – Okres pracodawcy trwa 16 dni kalendarzowych. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no