Piękny biznes w Norwegii – jak prowadzić salon kosmetyczny zgodnie z przepisami
Branża kosmetyczna w Norwegii od lat cieszy się dużą popularnością wśród osób planujących założenie własnej firmy, szczególnie wśród kobiet decydujących się na samozatrudnienie. Salony fryzjerskie, gabinety kosmetyczne, studia manicure i pedicure, stylizacja brwi i rzęs, piercing czy usługi z zakresu kosmetyki estetycznej to przykłady działalności, na które istnieje stałe zapotrzebowanie. Własny salon daje dużą niezależność, elastyczność w organizacji pracy oraz możliwość budowania długofalowych relacji z klientami, a także realny wpływ na wysokość zarobków. Zanim jednak rozpoczniesz działalność, musisz spełnić określone wymogi formalne i sanitarne, ponieważ Norwegia przykłada dużą wagę do jakości usług oraz bezpieczeństwa klientów. Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej działalności. Najczęściej wybierane są dwie opcje: jednoosobowa działalność gospodarcza, czyli enkeltpersonforetak (ENK), oraz spółka akcyjna typu aksjeselskap (AS). ENK to forma prosta w założeniu i prowadzeniu, niewymagająca kapitału początkowego. Właściciel odpowiada jednak za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem, a dochód opodatkowany jest jako dochód osobisty. Dodatkowo samozatrudnieni mają ograniczone świadczenia socjalne, na przykład w zakresie zasiłku chorobowego. Spółka AS wymaga wniesienia kapitału zakładowego w wysokości minimum 30 000 NOK i wiąże się z większą liczbą formalności, ale zapewnia ograniczoną odpowiedzialność finansową. Właściciel spółki może być jednocześnie jej pracownikiem i korzystać z pełnych praw pracowniczych, takich jak 100% płatne chorobowe czy urlopy rodzicielskie. Dla małych, jednoosobowych salonów często wystarczająca jest forma ENK, natomiast przy planach rozwoju lub współpracy z innymi osobami warto rozważyć AS. Po wyborze formy działalności należy zarejestrować firmę. Rejestracja odbywa się elektronicznie poprzez portal Altinn. Każda firma musi zostać zgłoszona do Enhetsregisteret, a w niektórych przypadkach – na przykład przy zatrudnianiu pracowników – również do Foretaksregisteret. Do założenia ENK potrzebny jest norweski numer personalny lub D-number, adres firmy w Norwegii oraz nazwa działalności, która musi zawierać nazwisko właściciela. W przypadku spółki AS konieczne jest przygotowanie dokumentu założycielskiego, statutu spółki oraz wpłata kapitału zakładowego na konto firmowe, a następnie rejestracja w Foretaksregisteret. Rejestracja ENK zazwyczaj trwa kilka godzin, natomiast proces zakładania AS może potrwać dłużej, zwłaszcza jeśli wymagane jest założenie konta bankowego i dopełnienie dodatkowych formalności. Podczas rejestracji nie ma obowiązku natychmiastowego zgłaszania się do rejestru VAT. Taki obowiązek pojawia się dopiero po przekroczeniu 50 000 NOK przychodu ze sprzedaży opodatkowanej w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Od tego momentu firma musi doliczać 25% VAT do usług i składać raporty co dwa miesiące. Kolejnym niezwykle istotnym etapem jest przygotowanie lokalu. Każda działalność kosmetyczna obejmująca pielęgnację włosów, skóry czy paznokci, a także piercing lub makijaż permanentny, musi zostać zgłoszona do gminy przed rozpoczęciem działalności. Lokal powinien spełniać wymogi sanitarne określone w norweskich przepisach, w tym posiadać dostęp do ciepłej i zimnej wody, odpowiednią wentylację, wydzielone strefy robocze oraz powierzchnie łatwe do czyszczenia. Niezbędne jest również opracowanie systemu wewnętrznej kontroli higieny, czyli internkontroll, który opisuje procedury sprzątania, dezynfekcji narzędzi, gospodarki odpadami oraz higieny personelu. Dokumentacja ta musi być przygotowana na piśmie i dostępna do wglądu podczas ewentualnej kontroli. W przypadku usług naruszających ciągłość skóry, takich jak piercing, mikropigmentacja czy makijaż permanentny, wymagane jest dodatkowe zatwierdzenie działalności przez gminę. Urzędnicy mogą przeprowadzić kontrolę lokalu zarówno przed rozpoczęciem działalności, jak i w trakcie jej prowadzenia. Dodatkowym obowiązkom podlegają również solaria, które muszą być zgłoszone do Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet, oraz zabiegi medycyny estetycznej, które mogą być wykonywane wyłącznie przez personel medyczny posiadający odpowiednie uprawnienia. Po uruchomieniu działalności pojawia się obowiązek prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Można zlecić je autoryzowanemu biuru rachunkowemu lub prowadzić samodzielnie. Niezależnie od wybranej formy, wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum pięć lat, a raporty i płatności realizowane terminowo. Jeśli firma się rozwija i pojawia się potrzeba zatrudnienia pracowników, właściciel staje się pracodawcą i musi zarejestrować się w Altinn jako arbeidsgiver. Wiąże się to z obowiązkiem comiesięcznego składania raportu A-melding, zawierającego informacje o wynagrodzeniach, podatkach i składkach. Każdy pracownik musi mieć podpisaną umowę o pracę, a pracodawca odpowiada za potrącanie zaliczek podatkowych, opłacanie składki pracodawcy oraz wykupienie ubezpieczenia od wypadków przy pracy. W określonych przypadkach konieczne jest również założenie firmowego programu emerytalnego OTP. Poza obowiązkami formalnymi warto zadbać o dodatkowe zabezpieczenia. Ubezpieczenie OC chroni firmę w przypadku roszczeń ze strony klientów, a właściciele ENK mogą wykupić dobrowolne ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie od wypadków przy pracy. Przy sprzedaży produktów kosmetycznych należy przestrzegać przepisów nadzorowanych przez Mattilsynet, a w zakresie danych osobowych – stosować się do zasad GDPR, zapewniając klientom bezpieczeństwo ich informacji. Choć zawody kosmetyczne w Norwegii nie są licencjonowane, posiadanie certyfikatów, ukończonych szkoleń czy fagbrev znacząco zwiększa wiarygodność salonu i zaufanie klientów. Regularne podnoszenie kwalifikacji oraz kontakt z urzędami i doradcami księgowymi pozwalają prowadzić działalność w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami. Prowadzenie firmy kosmetycznej w Norwegii to szansa na stabilny i satysfakcjonujący biznes, pod warunkiem odpowiedniego przygotowania. Znajomość obowiązujących zasad, dobra organizacja oraz dbałość o formalności sprawiają, że salon może rozwijać się bez niepotrzebnych problemów i stresu, oferując klientom usługi na wysokim, profesjonalnym poziomie. Podsumowanie kluczowych informacji dla branży kosmetycznej w Norwegii: 1. Obowiązek zgłoszenia lokalu do gminy (meldeplikt) Każda działalność kosmetyczna obejmująca: – fryzjerstwo – kosmetykę skóry – manicure i pedicure – stylizację brwi i rzęs – piercing – makijaż permanentny musi zostać zgłoszona do gminy przed rozpoczęciem działalności. Zgłoszenia dokonuje się do działu miljøretta helsevern. Bez tego salon nie powinien przyjmować klientów. 2. Wymogi sanitarne dla lokalu Lokal musi spełniać konkretne normy higieniczne, m.in.: – dostęp do ciepłej i zimnej wody, – miejsce do mycia rąk w strefie usługowej, – łatwo zmywalne powierzchnie (ściany, podłogi), – dobra wentylacja, – wydzielone strefy robocze i sanitarne, – sprzęt i narzędzia nadające się do dezynfekcji. Podstawą prawną jest Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet. 3. Obowiązek posiadania internkontroll (kontroli wewnętrznej) Każdy salon musi mieć pisemną dokumentację internkontroll, obejmującą: – procedury sprzątania i dezynfekcji, – sposób sterylizacji narzędzi, – zasady higieny rąk i odzieży roboczej, – procedury postępowania przy błędach (np. użycie niesterylnego sprzętu), – gospodarowanie odpadami, w tym ostrymi i zakaźnymi. Dokumentacja musi być gotowa przed otwarciem i okazywana podczas kontroli gminy. 4. Zabiegi naruszające ciągłość skóry – dodatkowe pozwolenia Usługi takie jak: – piercing – makijaż permanentny – mikropigmentacja – microblading wymagają dodatkowego zatwierdzenia (godkjenning) przez gminę, nie wystarczy samo zgłoszenie lokalu.
Egenmelding w Norwegii – zasady, warunki i sposób zgłaszania
Egenmelding – informacje Zakres Informacja Czym jest egenmelding Egenmelding to forma samodzielnego zgłoszenia niezdolności do pracy z powodu choroby przez pracownika, bez konieczności przedstawiania zwolnienia lekarskiego (sykemelding). Jest to rozwiązanie funkcjonujące w norweskim systemie pracy, które pozwala pracownikowi na krótkotrwałą nieobecność chorobową na określonych zasadach. Limit i warunki Egenmelding przysługuje 4 razy w roku, każdy maksymalnie na 3 dni, czyli łącznie do 12 dni w roku. Warunkiem skorzystania z egenmelding jest przepracowanie minimum 2 miesięcy. Egenmelding i sykemelding Jeśli pracownik wziął egenmelding np. na 2 dni, a następnie otrzymał sykemelding od lekarza, traktowane jest to jako ciągłość choroby. W takim przypadku sykemelding liczony jest jako pozostałe 14 dni z puli 16 dni pracodawcy. Zgłoszenie własnoręczne Egenmelding musi być zgłoszony rano, przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie zostanie oficjalnie zgłoszony, nie ma możliwości, aby pracownik po dwóch dniach lub nawet po pełnym miesiącu stwierdził, że chce wykorzystać egenmelding za dany dzień. Co nie jest egenmelding Samo poinformowanie, że pracownik źle się czuje i nie przyjdzie do pracy, nie jest równoznaczne z egenmelding. Konieczne jest wyraźne i oficjalne zgłoszenie chęci wykorzystania egenmelding. Pracownicy na timelønn Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracowników na timelønn, ponieważ pracodawca może zgodzić się jedynie na zmianę grafiku, jeśli pracownik poinformuje, że danego dnia nie jest w stanie przyjść do pracy. W takiej sytuacji nie wiąże się to automatycznie z użyciem egenmeldingu. Egenmelding to forma samodzielnego zgłoszenia niezdolności do pracy z powodu choroby przez pracownika, bez konieczności przedstawiania zwolnienia lekarskiego (sykemelding). Jest to rozwiązanie funkcjonujące w norweskim systemie pracy, które pozwala pracownikowi na krótkotrwałą nieobecność chorobową na określonych zasadach. Egenmelding przysługuje 4 razy w roku, każdy maksymalnie na 3 dni, czyli łącznie do 12 dni w roku. Warunkiem skorzystania z egenmelding jest przepracowanie minimum 2 miesięcy. Jeśli pracownik wziął egenmelding, np. na 2 dni, a następnie otrzymał sykemelding od lekarza, traktowane jest to jako ciągłość choroby. W takim przypadku sykemelding liczony jest jako pozostałe 14 dni z puli 16 dni pracodawcy. Egenmelding musi być zgłoszony rano, przed rozpoczęciem pracy. Jeśli nie zostanie oficjalnie zgłoszony, nie ma możliwości, aby pracownik po dwóch dniach lub nawet po pełnym miesiącu stwierdził, że chce wykorzystać egenmelding za dany dzień. Samo poinformowanie, że pracownik źle się czuje i nie przyjdzie do pracy, nie jest równoznaczne z egenmelding. Konieczne jest wyraźne i oficjalne zgłoszenie chęci wykorzystania egenmelding. Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracowników na timelønn, ponieważ pracodawca może zgodzić się jedynie na zmianę grafiku, jeśli pracownik poinformuje, że danego dnia nie jest w stanie przyjść do pracy. W takiej sytuacji nie wiąże się to automatycznie z użyciem egenmeldingu. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii Wspieramy przedsiębiorców i firmy na każdym etapie prowadzenia działalności w Norwegii. Jeśli masz pytania dotyczące rozliczeń, obowiązków pracodawcy lub zasad związanych z zatrudnieniem pracowników – zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy i doradzimy w oparciu o aktualne przepisy. +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Sluttattest – dokument w Norwegii, o którym warto pamiętać
W Norwegii pracownik, który odchodzi z pracy po prawidłowym wypowiedzeniu, ma prawo do pisemnego świadectwa pracy – sluttattest, które potwierdza przebieg zatrudnienia, zajmowane stanowisko oraz charakter wykonywanej pracy. Dokument ten jest szczególnie istotny dla pracowników z zagranicy, ponieważ pozwala dokumentować okresy zatrudnienia w kolejnych krajach. Ustawa o środowisku pracy – arbeidsmiljøloven nakłada na pracodawcę obowiązek wydania sluttattest w dniu zakończenia umowy, jednak nie wcześniej, gdy pracownik nadal jest zatrudniony. Świadectwo pracy powinno zawierać imię i nazwisko pracownika, datę urodzenia, opis stanowiska i wykonywanych obowiązków oraz okres zatrudnienia. Brak tych informacji może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. W przypadku błędnie wystawionego dokumentu pracownik może poprosić o jego poprawienie, a jeśli to nie przyniesie skutku, interweniuje Arbeidstilsynet. W ostateczności sprawa może trafić do sądu, który nakazuje wydanie poprawnego świadectwa, a pracodawca może zostać ukarany grzywną. Istnieją też sytuacje, w których pracownik nie ma prawa do sluttattest, np. w przypadku porzucenia pracy bez wypowiedzenia (fantegang). W przypadku dyscyplinarnego zakończenia zatrudnienia pracownik wciąż może wnioskować o wydanie świadectwa, a pracodawca może jedynie zaznaczyć tryb wypowiedzenia, bez szczegółowych informacji dotyczących przyczyn. Norweski dokument może zawierać dodatkowe informacje, takie jak szczegółowy opis obowiązków i odpowiedzialności pracownika, zwłaszcza jeśli wynika to z układu zbiorowego pracy lub specyfiki branży. Świadectwo nie musi jednak obejmować informacji o urlopach, absencjach czy stanie zdrowia pracownika, a dane osobowe i wrażliwe informacje są w nim surowo chronione. Niedozwolone są również subiektywne oceny, uwagi obraźliwe lub mogące zaszkodzić reputacji, np. „pracownik nie radził sobie z obowiązkami” lub „został przesunięty ze względu na spóźnienia”. Warto pamiętać, że jeśli w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy, pracodawca musi stosować się do jego zapisów dotyczących treści świadectwa, umieszczając tylko informacje przewidziane w umowie zbiorowej. Poprawnie wydane sluttattest jest nie tylko dokumentem potwierdzającym zatrudnienie, ale także zabezpieczeniem dla pracownika przy podejmowaniu kolejnej pracy i przy dalszym dokumentowaniu doświadczenia zawodowego w Norwegii i poza nią. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Zwolnienie lekarskie w Norwegii. Sykemelding, sykepenger – obecne zasady i rządowe plany
Zwolnienie lekarskie w Norwegii od lat działa inaczej niż w Polsce i często zaskakuje pracowników przyzwyczajonych do systemu L4. Choć choroba kojarzy się z całkowitym oderwaniem od pracy i skupieniem na powrocie do zdrowia, norweskie przepisy zakładają coś zupełnie innego – aktywność, współpracę i kontakt z pracodawcą nawet podczas zwolnienia. Co więcej, rząd Norweski zapowiada kolejne zmiany, które mogą jeszcze bardziej wzmocnić obowiązki pracownika i zwiększyć nadzór państwa nad absencją chorobową. Na razie są to propozycje, a nie obowiązujące prawo – ale warto wiedzieć, w jakim kierunku zmierza system. Poniżej wyjaśniamy: – jak wygląda zwolnienie lekarskie w Norwegii obecnie, – jakie zmiany są planowane, – na co powinni przygotować się pracownicy oraz pracodawcy. Jak wygląda zwolnienie lekarskie w Norwegii obecnie? Sykemelding i sykepenger – ważne rozróżnienie Podstawową różnicą pomiędzy Polską a Norwegią jest to, że zwolnienie lekarskie (sykemelding) w Norwegii nie jest automatyczną gwarancją wypłaty zasiłku chorobowego (sykepenger). Jest ono jedynie podstawą do rozpatrzenia prawa do świadczenia. W Polsce system jest prosty: pracownik albo pracuje, albo choruje. Zwolnienie lekarskie wystawiane jest zawsze w wymiarze 100%, co oznacza całkowitą niezdolność do pracy – niezależnie od rodzaju choroby. W Norwegii jest inaczej. Choroba nie zawsze oznacza całkowitą niezdolność do pracy, a pracownik – w miarę możliwości – powinien pozostać aktywny zawodowo. Obowiązek informacyjny (Opplysningsplikt) – kontakt z pracodawcą Pracownik nie ma obowiązku ujawniania szczegółowych informacji medycznych, ale musi pozostawać w kontakcie z pracodawcą. Samo „czekanie, aż zwolnienie pojawi się w systemie” nie wystarcza. Pierwszym krokiem po zachorowaniu jest poinformowanie pracodawcy: – czy pracownik jest w stanie wykonywać jakiekolwiek zadania, – czy możliwa jest praca w ograniczonym zakresie (np. częściowy etat, praca zdalna). Norweski system jest zaprojektowany tak, aby aktywizować pracownika szczególnie wtedy, gdy nieobecność się przedłuża. W praktyce oznacza to rozmowy o dostosowaniu obowiązków lub stopniowym powrocie do pracy. Warto jednak zachować ostrożność. Brak informacji o stanie zdrowia może sprawić, że pracodawca będzie naciskał na wykonywanie zwykłych obowiązków. Choć pracownik nie musi ujawniać diagnozy, w niektórych sytuacjach zasadne jest poinformowanie o obiektywnych ograniczeniach (np. hospitalizacja, gorączka, uraz). Obowiązek współdziałania (Medvirkningsplikt) Zarówno ustawa o ubezpieczeniach społecznych (folketrygdloven), jak i ustawa o środowisku pracy (arbeidsmiljøloven) nakładają na pracownika obowiązek współpracy w procesie powrotu do pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik na zwolnieniu lekarskim: – powinien uczestniczyć w spotkaniach dotyczących powrotu do pracy, – współpracować przy dostosowaniu stanowiska pracy, – brać udział w ocenie swojej zdolności do pracy. Uchylanie się od kontaktu z pracodawcą – nawet przy złym stanie zdrowia – może mieć konsekwencje finansowe. Dla porównania: w Polsce pracodawca i ZUS mogą kontrolować zasadność zwolnienia, ale nie mogą nakłaniać pracownika do częściowego powrotu do pracy. Obowiązek aktywności (Aktivitetsplikt) Od 1 czerwca 2021 roku norweskie przepisy jasno wskazują, że pracownik na zwolnieniu lekarskim powinien pozostawać aktywny zawodowo przez cały okres zwolnienia, o ile stan zdrowia na to pozwala. Pracodawca ma obowiązek: – dostosować stanowisko pracy, – zmienić zakres obowiązków, – umożliwić pracę w innym wymiarze lub formie. Jeśli dostosowanie nie jest możliwe, warto, by pozostał po tym ślad w dokumentacji (np. e-maile, SMS-y, wiadomości w systemie NAV). Po 8 tygodniach NAV ocenia, czy obowiązek aktywności jest realizowany. Brak aktywności bez uzasadnionych powodów może skutkować wstrzymaniem wypłaty sykepenger. Zwolnienie lekarskie u kilku pracodawców W Norwegii NAV ocenia obowiązek aktywności osobno dla każdego pracodawcy. Oznacza to, że: – można pobierać sykepenger w jednym miejscu pracy, – a jednocześnie normalnie pracować w innym, jeśli stan zdrowia na to pozwala. To zasadnicza różnica w porównaniu z Polską, gdzie zwolnienie obejmuje wszystkie umowy jednocześnie. Kiedy NAV może wstrzymać wypłatę sykepenger? NAV może zawiesić wypłatę zasiłku, jeśli pracownik: – odmawia współpracy przy ocenie zdolności do pracy, – nie podejmuje działań w kierunku powrotu do pracy, – bez uzasadnienia odrzuca dostosowaną ofertę pracy. Planowane zmiany – co rząd Norweski dopiero proponuje? Uwaga: poniższe zmiany nie obowiązują. Są to propozycje, które mogą, ale nie muszą wejść w życie. Rząd Støre zapowiada reformę systemu zwolnień lekarskich, której celem jest: – ograniczenie absencji chorobowej, – zwiększenie aktywności pracowników, – silniejszy nadzór NAV od pierwszych dni nieobecności. Pracownik jako aktywny partner podczas sykepenger Proponowane zmiany mają wzmocnić obowiązek współpracy (medvirkningsplikt). Pracownik miałby już na początku nieobecności przekazywać pracodawcy informacje o: – przewidywanym czasie trwania choroby, – swojej zdolności funkcjonowania (funksjonsevne), – potrzebnym wsparciu lub dostosowaniach. Część odpowiedzialności zostałaby przeniesiona z pracodawcy na pracownika. Tymczasowo inne obowiązki niż w umowie? Najbardziej kontrowersyjna propozycja zakłada możliwość tymczasowego wykonywania innej pracy niż ta wynikająca z umowy, jeśli stan zdrowia na to pozwala. Nowy obowiązek miałby zostać zapisany w folketrygdloven, a nie w arbeidsmiljøloven, co omija klasyczne ramy prawa pracy. Odmowa mogłaby skutkować utratą prawa do sykepenger. Większa kontrola NAV Planowane jest wzmocnienie współpracy pracownik–pracodawca–NAV. Oppfølgingsplan miałby być przekazywany do NAV już po 4 tygodniach nieobecności, co umożliwi wcześniejszą ocenę spełniania aktivitetskravet. Więcej aktywności, mniej wyjątków Statystyki pokazują, że w 2024 roku w aż 73% przypadków zwalniano pracowników z obowiązku aktywności. Rząd chce to zmienić. Po reformie: – aktywność ma być dostosowana do realnych możliwości, – nawet godzina pracy dziennie może być wymagana, – brak współpracy = zawieszenie zasiłku (z możliwością jego wznowienia). W pigułce – co może się zmienić? Dla pracownika: – więcej obowiązków informacyjnych, – gotowość do innej, tymczasowej pracy, – realna aktywność, a nie tylko formalna, – zawieszenie sykepenger w razie braku współpracy. Dla pracodawcy: – obowiązek rozważenia także trwałych dostosowań, – wcześniejsze przekazywanie oppfølgingsplan do NAV. Podsumowanie Norweski system zwolnień lekarskich już dziś znacząco różni się od polskiego. Planowane zmiany pokazują wyraźnie, że kierunek jest jeden: więcej aktywności, więcej współpracy i większa kontrola. Na razie jednak obowiązują dotychczasowe zasady, a proponowane reformy pozostają w fazie planów. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii +47 939 82 173 post@topnor.no
Wynajem pracowników – kiedy udostępnianie personelu jest zgodne z norweskimi przepisami?
Wynajem pracowników w Norwegii, określany jako leasing personelu, podlega ścisłym regulacjom prawa pracy. Norweskie przepisy w ostatnich latach zostały znacząco zaostrzone, a ich przestrzeganie nadzoruje Arbeidstilsynet, czyli Norweska Inspekcja Pracy. Zasadą ogólną jest to, że wynajem pracowników jest dopuszczalny wyłącznie w jasno określonych sytuacjach i tylko wtedy, gdy firma wynajmująca spełnia wszystkie wymagania formalne przewidziane przez norweskie prawo. Od 1 stycznia 2024 roku każda firma, która wynajmuje pracowników norweskim klientom, musi posiadać autoryzację i być wpisana do oficjalnego rejestru firm wynajmujących pracowników – Bemanningsforetaksregister, prowadzonego przez Arbeidstilsynet. Obowiązek ten dotyczy zarówno firm norweskich, jak i przedsiębiorstw zagranicznych, w tym działających w formie NUF. Brak autoryzacji oznacza, że wynajem pracowników jest nielegalny, a zarówno firma wynajmująca, jak i podmiot korzystający z pracy takiego pracownika, mogą ponosić konsekwencje prawne. Uzyskanie autoryzacji potwierdza, że firma spełnia norweskie wymogi dotyczące zatrudnienia i warunków pracy. Obejmuje to m.in. prawidłowe umowy o pracę zgodne z norweskim prawem, stosowanie zasady równego traktowania pracowników, zapewnienie odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz posiadanie obowiązkowego ubezpieczenia od wypadków przy pracy. Arbeidstilsynet ma prawo kontrolować działalność firm wynajmujących pracowników, żądać dokumentacji oraz cofnięcia autoryzacji w przypadku stwierdzenia naruszeń. Samo posiadanie wpisu do rejestru nie oznacza jednak pełnej swobody w zakresie wynajmu personelu. Norweskie prawo dopuszcza wynajem przede wszystkim wtedy, gdy ma on charakter tymczasowy lub jest uzasadniony szczególnymi potrzebami organizacyjnymi albo specjalistycznymi. W przypadku zapotrzebowania o charakterze stałym zasadą jest bezpośrednie zatrudnienie pracowników. W niektórych branżach oraz przy obowiązywaniu układów zbiorowych wynajem może dodatkowo wymagać porozumień ze związkami zawodowymi. Szczególne ograniczenia dotyczą branży budowlanej. W wybranych regionach Norwegii wprowadzono całkowity zakaz wynajmu pracowników do prac budowlanych oraz do prac bezpośrednio związanych z realizacją kontraktów budowlanych. Zakaz ten obowiązuje na terenie Oslo, Akershus, Buskerud, Østfold oraz Vestfold. W pozostałych częściach kraju wynajem pracowników w budownictwie może być nadal dopuszczalny, jednak wyłącznie pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów rejestracyjnych i prawnych. Obowiązek rejestracji w Bemanningsforetaksregister dotyczy firm, których działalność polega na wynajmie pracowników, a nie jedynie na pośrednictwie rekrutacyjnym. Przedsiębiorstwa, które wyłącznie rekrutują kandydatów i przekazują ich do bezpośredniego zatrudnienia u klienta, nie są uznawane za firmy wynajmujące pracowników. Z obowiązku rejestracji wyłączone są także jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają pracowników, oraz spółki, w których właściciel jest jedynym pracownikiem i faktycznie nie dochodzi do wynajmu personelu. Proces uzyskania autoryzacji obejmuje rejestrację działalności w norweskich rejestrach publicznych, złożenie wniosku za pośrednictwem portalu Altinn oraz przygotowanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej zgodność działalności z norweskim prawem pracy i przepisami BHP. Firmy zagraniczne muszą dodatkowo przedstawić dokumenty rejestrowe z kraju macierzystego oraz wskazać przedstawiciela w Norwegii. Po złożeniu wniosku Arbeidstilsynet może zażądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów przed wydaniem decyzji. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących wynajmu pracowników może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pracownik wynajęty niezgodnie z przepisami może dochodzić uznania go za pracownika bezpośrednio zatrudnionego przez firmę korzystającą z jego pracy, a organy kontrolne mogą nałożyć kary finansowe lub administracyjne. Z tego względu każda firma planująca wynajem pracowników w Norwegii powinna wcześniej upewnić się, że spełnia wszystkie wymagania formalne. Podsumowanie – najważniejsze informacje Wynajem pracowników w Norwegii jest legalny wyłącznie dla firm posiadających autoryzację w Bemanningsforetaksregister. Obowiązek rejestracji dotyczy także firm zagranicznych oraz NUF. Od 1 stycznia 2024 r. obowiązują zaostrzone przepisy i nowy proces autoryzacji. Autoryzacja potwierdza zgodność z norweskim prawem pracy, zasadą równego traktowania, BHP i obowiązkami ubezpieczeniowymi. Wynajem powinien mieć charakter tymczasowy lub być uzasadniony szczególnymi potrzebami. W branży budowlanej obowiązuje zakaz wynajmu pracowników w regionach: Oslo, Akershus, Buskerud, Østfold i Vestfold. Brak autoryzacji oznacza nielegalny wynajem i ryzyko sankcji dla obu stron. Źródła – Arbeidstilsynet https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/ansettelse/innleie/ https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/ansettelse/bemanningsforetak/ https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/ansettelse/innleie/byggebransjen/ https://www.arbeidstilsynet.no/regelverk/endringer-i-regelverket/innleie-2023-2024/ W razie pytań zapraszamy do kontaktu. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro księgowe w Norwegii +47 939 82 173 post@topnor.no
Zamknięcie roku w Norwegii – obowiązki przedsiębiorców
Przygotowania do zamknięcia roku w Norwegii obejmują szereg działań związanych z inwentaryzacją, podatkami i innymi szczegółami księgowymi. Zbliża się więc czas rozliczeń rocznych również dla Twojej firmy. Jak co roku firmy księgowe potrzebują dodatkowych dokumentów, które pomogą w sprawnym przejściu przez proces rozliczeniowy. Proces ten wiąże się z określonymi obowiązkami dla przedsiębiorców. Należy pamiętać, że to właściciel firmy odpowiada za prawidłowe i rzetelne informacje przekazywane swojemu księgowemu. Na koniec roku każdy przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Każda firma, która wygenerowała zysk w danym roku, ma możliwość wypłaty dywidendy, dlatego warto rozważyć, czy skorzystanie z tej opcji jest zasadne. W przypadku firm sprzedających produkty konieczne jest sporządzenie stanu magazynowego (varelager), czyli listy produktów znajdujących się na magazynie według cen zakupu na dzień 31.12.2024. Podpisaną listę (varetellingsliste) należy przekazać firmie księgowej. Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep internetowy, salon kosmetyczny, fryzjerski czy inną działalność korzystającą z kasy fiskalnej, musisz sprawdzić stan gotówki w kasie na dzień 31 grudnia. Bardzo istotna jest również kontrola przychodów i kosztów – w szczególności należy poinformować księgowego, jeśli koszty lub przychody zostały przykładowo zarejestrowane w roku 2026, a dotyczą roku 2025, lub odwrotnie. Takie pozycje powinny zostać odpowiednio periodyzowane, aby były rozliczone w prawidłowym okresie. Jeżeli zdarzyła się sytuacja, w której klient nie zapłacił za wykonaną usługę, a wysyłanie przypomnień oraz działania windykacyjne nie przyniosły efektu, istnieje możliwość wykazania straty na należnościach. Skutkuje to obniżeniem podatku dochodowego oraz uzyskaniem zwrotu wcześniej zapłaconego VAT, co w praktyce daje taki sam rezultat, jak wystawienie faktury korygującej (kredit note). W przypadku posiadania auta firmowego należy pamiętać o spisaniu stanu licznika na koniec roku lub o wypełnieniu kilometrówki. Inwentaryzacja samochodów ma znaczenie nie tylko dla celów księgowych, lecz także w kontekście ewentualnych transakcji związanych z przekazaniem, sprzedażą lub przekształceniem posiadanych pojazdów. W razie pytań zapraszamy do kontaktu. TOPNOR REGNSKAP AS – polskie autoryzowane biuro rachunkowe w Norwegii Telefon: +47 939 82 173, e-mail: post@topnor.no
Aksjonærregisteroppgaven w Norwegii: zasady na 2025/2026 i planowane zmiany w raportowaniu
Aksjonærregisteroppgaven to roczny raport udziałowców, który każda norweska spółka akcyjna (AS i ASA) ma obowiązek złożyć do norweskiego Rejestru Akcjonariuszy prowadzonego przez Skatteetaten. Raport ten zawiera szczegółowe informacje o kapitale zakładowym, akcjach, akcjonariuszach oraz wszystkich zmianach, które miały miejsce w danym roku podatkowym, takich jak emisje udziałów, sprzedaż, nabycie, umorzenie akcji czy wypłata dywidendy. Celem Aksjonærregisteroppgaven jest umożliwienie Skatteetaten przygotowania tzw. Aksjeoppgaven, czyli zestawienia, które trafia do akcjonariuszy i stanowi podstawę do prawidłowego wypełnienia ich rocznego zeznania podatkowego (skattemelding). Jeśli raport nie zostanie złożony lub zawiera błędy, urząd nie przygotuje Aksjeoppgaven, a akcjonariusze muszą samodzielnie obliczać podatek od udziałów, co zwiększa ryzyko błędów i sankcji. Obowiązek złożenia Aksjonærregisteroppgaven dotyczy wszystkich spółek AS i ASA, niezależnie od tego, czy w danym roku nastąpiły jakiekolwiek zmiany w strukturze udziałów. Nawet jeśli w spółce nic się nie zmieniło, raport „zerowy” nadal musi zostać wysłany. Wyjątkiem są niektóre spółki notowane, których dane przekazywane są automatycznie przez Euronext VPS. Termin złożenia Aksjonærregisteroppgaven to 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Formularz można składać wielokrotnie – liczy się ostatnia, poprawna wersja przesłana przed upływem terminu lub po nim (w przypadku korekty). W latach 2025 i 2026 Aksjonærregisteroppgaven nadal można i należy składać przez Altinn, w szczególności raport za rok 2025. Skatteetaten potwierdził, że Altinn pozostaje aktywnym kanałem raportowania dla tego obowiązku, mimo trwających zmian technologicznych związanych z przejściem na nowe rozwiązania systemowe. Jednocześnie Skatteetaten zapowiedział stopniowe odejście od ręcznego składania Aksjonærregisteroppgaven bezpośrednio w Altinn. W kolejnych latach raportowanie ma odbywać się głównie przez tzw. sluttbrukersystemer, czyli systemy końcowe, takie jak programy księgowe zintegrowane bezpośrednio z API Skatteetaten. Oznacza to, że raport za rok 2026 (składany do 31 stycznia 2027) może być już objęty nowym modelem raportowania, w którym Altinn nie będzie podstawowym narzędziem do ręcznego wypełniania formularza. Brak złożenia Aksjonærregisteroppgaven w terminie może skutkować nałożeniem przez Skatteetaten kary pieniężnej (tvangsmulkt), naliczanej do momentu dostarczenia poprawnego raportu. Dodatkowo konsekwencje odczuwają akcjonariusze, którzy bez Aksjeoppgaven nie mają automatycznie uzupełnionych danych w swoim zeznaniu podatkowym. Podsumowując, spółki AS i ASA mogą bezpiecznie korzystać z Altinn do składania Aksjonærregisteroppgaven, a jednocześnie warto przygotować się na nadchodzące zmiany i upewnić się, że wykorzystywany system księgowy umożliwia raportowanie udziałowców bezpośrednio do Skatteetaten, ponieważ w kolejnych latach może to stać się jedyną dostępną drogą. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje polskie autoryzowane biuro rachunkowe w Norwegii post@topnor.no | +47 939 82 173 | www.topnor.no
Ważna zmiana od 1 stycznia 2026 roku – płatność zaliczek podatkowych bezpośrednio do Skatteetaten. Szczegółowe informacje!
Ważna zmiana od 1 stycznia 2026 roku – płatność zaliczek podatkowych bezpośrednio do Skatteetaten Od 1 stycznia 2026 r. pracodawcy będą zobowiązani do przekazywania zaliczki na podatek (forskuddstrekk) bezpośrednio do Skatteetaten, w tym samym czasie, gdy wypłacają wynagrodzenie. Oznacza to, że nie będzie już używane osobne konto bankowe zabezpieczające te środki czyli „skattetrekkskonto”. Ważne: · 6. termin 2025 należy opłacić jak dotychczas – ze skattetrekkskonto, najpóźniej do 15 stycznia 2026 r. · Po tej płatności należy zaprzestać przelewów na konto skattetrekk · Od 1 stycznia 2026 r. zaliczka podatkowa powinna być przekazywana bezpośrednio do Skatteetaten, najpóźniej w pierwszy dzień roboczy po wypłacie wynagrodzenia Zapamiętaj: – Nie wolno odkładać przelewu zaliczki na podatek ! – Musi on być wykonany najpóźniej następnego dnia roboczego po wypłacie wynagrodzenia. – Zalecamy, aby przelew do Skatteetaten wykonywać razem z przelewami dla pracowników. Numer konta Skatteetaten: 7694 05 24802 Składka pracodawcy (arbeidsgiveravgift) – Termin płatności arbeidsgiveravgift nie ulega zmianie. – Składkę należy nadal opłacać co dwa miesiące, do 15. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego, tak jak dotychczas: 15 MARZEC (za styczeń, luty), 15 MAJ (za marzec, kwiecień), 15 LIPIEC (za maj, czerwiec), 15 WRZESIEŃ (za lipiec, sierpień), 15 LISTOPAD (za wrzesień, październik), 15 STYCZEŃ (za listopad, grudzień). Każde biuro księgowe działa według własnych wewnętrznych procedur, dlatego ważne jest, aby się do nich stosować, by proces naliczania pensji przebiegał sprawnie i terminowo. Konto skattetrekk Banki mogą mieć różne rozwiązania – część przekształci konto w zwykłe, inne je zamkną. Warto śledzić komunikaty swojego banku. Środki pozostające na koncie: Kwoty poniżej 12 000 NOK zostaną automatycznie odblokowane po 10 kwietnia 2026 r. Kwoty powyżej 12 000 NOK trzeba będzie odzyskać poprzez wniosek do Skatteetaten (od 16 stycznia 2026 r.) Raportowanie A-melding Termin składania A-meldingu pozostaje bez zmian – do 5. dnia następnego miesiąca. W A-meldingu wskazana będzie dokładna data wypłaty wynagrodzenia, od tej daty urząd będzie wymagał zapłaty podatku. Zalecamy regularnie weryfikować daty wypłat wynagrodzeń oraz upewnić się, że są one prawidłowo wpisane w umowach pracowników, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić terminowe wypłaty. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Szybki start biznesu? Polska czy Norwegia – sprawdź możliwości!
Rodzaj działalności Polska Norwegia Jednoosobowa działalność (online) Rejestracja przez CEIDG – zwykle w ciągu kilku godzin, maks. 1 dzień Rejestracja przez Altinn – zwykle w ciągu kilku godzin, maks. kilka dni Spółka kapitałowa (online) Sp. z o.o. przez S24 – średnio 2–3 dni robocze Spółka AS przez Altinn – ok. 1–3 tygodnie Rejestracja tradycyjna (papierowa) Do kilku dni, zależnie od urzędu 3–6 tygodni, szczególnie w okresach zwiększonej liczby wniosków Konto bankowe Można otworzyć po rejestracji spółki; zwykle 1 dzień Wymagane przed rejestracją spółki AS; dla obcokrajowców często 1–8 tygodni Opłaty rejestracyjne JDG – brak opłat; Sp. z o.o. – 350–600 zł (w zależności od trybu) ENK – ok. 2 250 NOK; AS – 5 797 NOK online / 6 797 NOK papierowo W 2025 roku proces zakładania firmy zarówno w Polsce, jak i w Norwegii jest stosunkowo prosty i szybki, szczególnie jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na rejestrację elektroniczną. Czas założenia działalności różni się jednak w zależności od jej formy prawnej oraz kraju. W Norwegii najpopularniejszymi formami prowadzenia firmy są jednoosobowa działalność gospodarcza – enkeltpersonforetak (ENK) – oraz spółka kapitałowa – aksjeselskap (AS). W Polsce ich odpowiednikami są odpowiednio jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.). Jednoosobowa działalność w Norwegii, czyli ENK, jest najprostszą formą prowadzenia firmy. Można ją zarejestrować przez internet za pośrednictwem portalu Altinn. Cała procedura jest szybka – trwa od kilku godzin do maksymalnie kilku dni, a w najprostszych przypadkach rejestracja odbywa się automatycznie w ciągu około godziny. Jeśli jednak urząd musi ręcznie zweryfikować wniosek, czas ten może się wydłużyć do około 10 dni roboczych. Warunkiem szybkiej rejestracji jest posiadanie norweskiego numeru personalnego (lub tymczasowego D-nummeru) i możliwości logowania do systemu Altinn. Rejestracja tradycyjna, czyli wysyłka papierowego formularza do rejestru Brønnøysundregistrene, trwa znacznie dłużej – od 3 do 6 tygodni. Na czas wpływa także okres składania wniosków – zimą urząd działa sprawniej niż latem, gdy liczba zgłoszeń rośnie. Rejestracja papierowa jest również droższa od elektronicznej. W Polsce procedura zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG jest równie prosta, a dodatkowo całkowicie bezpłatna. Wniosek można złożyć online przez portal biznes.gov.pl i podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Wpis do ewidencji dokonywany jest zwykle natychmiast lub najpóźniej następnego dnia roboczego. Często informacja o rejestracji generowana jest tego samego dnia, a przedsiębiorca może rozpocząć działalność od razu po złożeniu wniosku. Rejestracja tradycyjna – złożenie wniosku w urzędzie lub wysyłka listem – również nie zajmuje wiele czasu, zazwyczaj 1–2 dni robocze od dostarczenia dokumentów. System CEIDG automatycznie przekazuje informacje do urzędów skarbowych i ZUS, co znacznie przyspiesza całą procedurę. W przypadku spółek kapitałowych różnice są bardziej zauważalne. Norweska spółka AS, odpowiednik polskiej spółki z o.o., wymaga wniesienia kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 30 000 NOK oraz sporządzenia dokumentów takich jak statut, protokół założycieli i potwierdzenie wpłaty kapitału. Rejestracja odbywa się w Foretaksregisteret poprzez portal Altinn i trwa dłużej niż rejestracja działalności jednoosobowej – zwykle od tygodnia do 2–3 tygodni. Każdy wniosek jest analizowany przez urzędnika, co wydłuża czas oczekiwania. Rejestracja papierowa jest znacznie droższa i może potrwać nawet do 6 tygodni. Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność założenia konta bankowego, co dla obcokrajowców często oznacza kilkutygodniowe opóźnienia. W Polsce spółkę z o.o. można założyć elektronicznie w systemie S24. To szybki i wygodny sposób, który pozwala zarejestrować firmę w ciągu 2–3 dni roboczych, a niekiedy nawet w ciągu 24 godzin. Wystarczy skorzystać ze wzorca umowy i podpisać ją elektronicznie. Sąd rejestrowy powinien wpisać spółkę w ciągu jednego dnia od wpłynięcia kompletnego wniosku, choć w praktyce może to zająć nieco więcej czasu. Rejestracja w S24 jest znacznie szybsza od tradycyjnej i nie wymaga posiadania konta bankowego przed wpisem do rejestru. Kapitał zakładowy w wysokości co najmniej 5000 zł można wpłacić już po rejestracji spółki. Pod względem czasu rejestracji jednoosobowa działalność gospodarcza w Polsce i w Norwegii nie różni się znacząco – w obu krajach można założyć firmę w ciągu jednego dnia, jeśli wniosek złożony jest online i kompletny. Różnice pojawiają się przy spółkach kapitałowych: w Polsce spółkę z o.o. można zarejestrować średnio w 2–3 dni, natomiast w Norwegii spółkę AS – w 1–3 tygodnie. Rejestracje tradycyjne, czyli papierowe, w obu krajach są znacznie wolniejsze i mniej opłacalne – mogą trwać od kilku tygodni do nawet półtora miesiąca. Najszybszym sposobem rozpoczęcia działalności w 2025 roku pozostaje więc rejestracja elektroniczna jednoosobowej firmy, zarówno w Polsce przez CEIDG, jak i w Norwegii przez Altinn. W obu przypadkach przedsiębiorca może rozpocząć działalność praktycznie tego samego dnia, o ile wszystkie dane zostaną prawidłowo wypełnione. TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no
Tvangsmulkt w Norwegii – nawet 1314 NOK dziennie!
W Norwegii przedsiębiorstwa mają obowiązek dostarczania różnych raportów i informacji w wyznaczonych terminach. Jeśli dane te nie zostaną przekazane w odpowiednim czasie, organy podatkowe (Skatteetaten) mogą nałożyć tvangsmulkt – czyli dzienną karę pieniężną, która naliczana jest do momentu dostarczenia wymaganych informacji. Kiedy może zostać nałożona tvangsmulkt: Kara może zostać nałożona, jeśli przedsiębiorstwo nie dostarczy w terminie jednego z następujących dokumentów lub raportów: · Aksjonærregisteroppgaven (raport do rejestru akcjonariuszy) · Mva-meldingen (deklaracja VAT) · A-meldingen (raport o zatrudnieniu i wynagrodzeniach) · Skattemeldingen (deklaracja podatkowa) · Særavgiftsmeldingen (raport dotyczący podatków specjalnych) · Tredjepartsopplysninger (informacje od podmiotów trzecich) Tvangsmulkt może być również nałożona, jeśli przedsiębiorstwo narusza przepisy ustawy o rachunkowości (bokføringsloven), nie spełnia wymogów dotyczących obowiązkowego planu emerytalnego dla pracowników (OTP), lub nie udziela informacji na żądanie Skatteetaten. Przebieg postępowania: Jeśli wymagane informacje nie zostaną dostarczone w terminie, przedsiębiorstwo otrzymuje ostrzeżenie (varsel) z wyznaczeniem nowego terminu. Jeśli dane nadal nie zostaną przekazane w wyznaczonym czasie, zaczyna się naliczanie dziennych kar pieniężnych (tvangsmulkt). Kara jest naliczana do momentu dostarczenia informacji lub do osiągnięcia maksymalnej kwoty. Wysokość kary: Wysokość tvangsmulkt obliczana jest na podstawie tzw. rettsgebyr. W 2025 roku jedno rettsgebyr wynosi 1314 koron norweskich dziennie. Stawka może się różnić w zależności od rodzaju niewysłanego raportu lub deklaracji. Możliwość odwołania: Decyzję o nałożeniu tvangsmulkt można zaskarżyć. Należy jednak pamiętać, że kara musi zostać opłacona, nawet jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na złożenie odwołania. Wskazówka: Terminowe dostarczanie raportów i informacji pomaga uniknąć kar oraz przyczynia się do bardziej uporządkowanego i efektywnego prowadzenia działalności. W razie wątpliwości co do obowiązków podatkowych warto skonsultować się z księgowym. Więcej: https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/frister-gebyrer-og-tilleggsskatt/tvangsmulkt?utm_source=chatgpt.com TOPNOR REGNSKAP AS Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe +47 939 82 173 post@topnor.no www.topnor.no