Personalliste to dokument wymagany w określonych rodzajach firm, zawierający informacje o wszystkich pracownikach, zarówno stałych, jak i tymczasowych, oraz ich godzinach pracy. Jest on przechowywany w miejscu pracy i dostępny do wglądu w czasie otwarcia firmy.

Prowadzenie listy personelu ma kluczowe znaczenie w zwalczaniu pracy „na czarno”. Organizacje takie jak Skatteetaten prowadzą kontrole w celu wykrycia nieprawidłowości na rynku pracy, co może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi dla firm. Dlatego prowadzenie dokładnej i aktualnej personalliste jest niezbędne dla legalności działalności gospodarczej.

Prowadzenie personalliste jest wymagane w określonych sektorach biznesowych. Należą do nich:

– Lokale gastronomiczne, takie jak kawiarnie, restauracje, bary, stoiska uliczne i firmy cateringowe.

– Salony fryzjerskie i zakłady kosmetyczne, oferujące usługi związane z pielęgnacją urody, takie jak manicure, pedicure, masaż, SPA, zabiegi na rzęsy i brwi, tatuaże, wybielanie zębów oraz piercing. Nie obejmuje to jednak solarium.

– Warsztaty samochodowe i zakłady pielęgnacji samochodów, w tym warsztaty samochodowe, myjnie samochodowe oraz usługi lakierowania pojazdów. Dotyczy to biznesów zarejestrowanych lub powinnych być zarejestrowanych pod kodem działalności 45 200.

Wyjątkiem są osoby prowadzące działalność na własny rachunek, czyli amo zatrudnione, które nie zatrudniają innych pracowników – w takim przypadku nie są zobowiązane do wpisywania się na listę personelu.

Osoby, które powinny być uwzględnione na liście personelu, to zarówno pracownicy zatrudnieni w Twojej firmie, jak i Ty sam jako właściciel. Wszyscy ci, którzy pracują w dni, gdy firma jest otwarta, powinni być wpisani na listę personelu, bez względu na to, czy pracują na stałe czy tymczasowo. Nawet w dni, kiedy pracujesz samodzielnie, konieczne jest uwzględnienie siebie na tej liście. Dodatkowo, pracownicy, którzy pracują poza standardowymi godzinami otwarcia, również muszą być uwzględnieni. Istnieją pewne wyjątki od tego obowiązku, na przykład w przypadku gdy jedynymi zatrudnionymi są właściciel firmy, jego małżonka i dzieci poniżej 16 roku życia. Jednakże, ten wyjątek nie obowiązuje w przypadku gdy w firmie zatrudnionych jest więcej akcjonariuszy lub pracowników.

Jak prowadzić personalliste?

– Lista personelu musi być przechowywana w zakładzie pracy i być dostępna do wglądu w czasie funkcjonowania firmy.

– Prowadzenie listy personelu elektronicznie jest dozwolone, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań.

– W przypadku kontroli, konieczne jest posiadanie możliwości wydruku listy na papierze lub jej prezentacji na ekranie.

– W sytuacji, gdy nie można wydrukować listy, należy być w stanie przekazać ją elektronicznie kontrolującemu, na przykład za pomocą przesłania drogą mailową.

– Niedopuszczalne jest korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel) ani programów do redagowania tekstu (np. Word).

Warto zapoznać się z dokładnymi wytycznymi dotyczącymi prowadzenia i prezentacji listy personelu, aby uniknąć nieprzyjemności.

Wymagane jest przechowywanie dokumentacji potwierdzającej tożsamość osób wpisanych na listę, takich jak skan paszportu lub dowodu osobistego.

Listę personelu, wraz z wszelkimi dokumentami powiązanymi (np. spis kodów pracowników), należy przechowywać przez trzy lata i sześć miesięcy po zakończonym roku, którego dotyczy lista.

Czy mogę prowadzić listę ręcznie?

Aby prowadzić listę personelu ręcznie, niezbędna jest specjalna księga dostarczana przez Skatteetaten. Firmy mogą zamówić bezpłatne zeszyty z numerowanymi stronami poprzez kontakt elektroniczny lub mailowy pod adresem postekspedisjonen@skatteetaten.no. W zgłoszeniu należy podać numer, nazwę zamawiającej firmy oraz adres.

Ważne jest, aby pamiętać, że jedna księga jest przeznaczona dla jednego przedsiębiorstwa, a nie dla poszczególnych oddziałów ani pracowników.

W przypadku wykrycia braku prowadzenia listy, nieprawidłowego jej prowadzenia lub innych naruszeń podczas kontroli przeprowadzanej przez Skatteetaten, to przedsiębiorca (pracodawca) może być obciążony karą finansową, a nie pracownik.

TOPNOR REGNSKAP AS

Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe

+47 939 82 173

post@topnor.no