Norwegia zmienia zasady e-faktur – dlaczego ważne są aż trzy daty? Istotne etapy w 2027, 2028 i 2030 roku
DATA CO SIĘ ZMIENIA? NAJWAŻNIEJSZA INFORMACJA 1 stycznia 2027 Wysyłanie e-faktur Firmy objęte obowiązkiem księgowym zaczynają wystawiać i wysyłać e-faktury w przypadkach objętych nowymi zasadami. 1 stycznia 2028 Numer organizacji kupującego Numer organizacji kupującego staje się obowiązkowym elementem dokumentu sprzedażowego dla podmiotów objętych obowiązkiem księgowym. 1 stycznia 2030 Otrzymywanie e-faktur Firmy objęte obowiązkiem księgowym będą musiały być przygotowane na otrzymywanie e-faktur oraz prowadzenie księgowości w systemie elektronicznym, z uwzględnieniem wyjątków. Od 1 stycznia 2027 roku w Norwegii zaczynają obowiązywać nowe zasady dotyczące elektronicznego fakturowania. Przedsiębiorstwa objęte obowiązkiem księgowym będą zobowiązane do wystawiania i wysyłania e-faktur przy sprzedaży towarów i usług innym podmiotom objętym obowiązkiem księgowym. W pierwszym okresie nowe zasady będą w praktyce dotyczyć przede wszystkim sytuacji, w których odbiorca jest już przygotowany do odbioru e-faktur i jest zarejestrowany w ELMA/Peppol. Warto przy tym wyraźnie rozróżnić obowiązek wysyłania e-faktur od obowiązku ich otrzymywania i prowadzenia księgowości w systemie elektronicznym. Zgodnie z aktualnymi przepisami obowiązek wystawiania e-faktur zaczyna się 1 stycznia 2027 roku, natomiast obowiązek otrzymywania e-faktur został przesunięty do 1 stycznia 2030 roku. Od tego dnia przedsiębiorstwa objęte obowiązkiem księgowym będą również musiały korzystać z elektronicznego systemu księgowego, chyba że zastosowanie będzie miał odpowiedni wyjątek. Oznacza to, że firma może być zobowiązana do wysyłania e-faktur już od 2027 roku, mimo że nie będzie jeszcze zobowiązana do ich odbierania w formacie elektronicznym. Jest to jeden z powodów, dla których przygotowanie systemu fakturowania warto przeprowadzić przed rozpoczęciem 2027 roku. E-faktura w Norwegii – kiedy trzeba ją wysłać? Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorstwa objęte obowiązkiem księgowym będą musiały wystawiać e-faktury przy sprzedaży towarów i usług innym przedsiębiorstwom objętym takim obowiązkiem. W okresie przejściowym do 2030 roku obowiązek ten będzie w praktyce dotyczył odbiorców, którzy mają możliwość odbierania e-faktur, czyli są zarejestrowani w ELMA/Peppol. Samo stwierdzenie, że klient jest firmą, nie wystarczy więc do prawidłowej obsługi faktury. Przedsiębiorstwo powinno mieć możliwość sprawdzenia, czy odbiorca jest przygotowany do odbioru e-faktury w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży. Jeżeli odbiorca nie ma jeszcze możliwości odbierania e-faktur, w okresie przejściowym do 1 stycznia 2030 roku nie powstaje w praktyce obowiązek przesłania mu faktury w elektronicznym formacie strukturalnym. Trzeba jednak pamiętać, że nie oznacza to, iż PDF jest e-fakturą. Norweskie przepisy definiują e-fakturę jako dokument sprzedaży wystawiony, wysłany i odebrany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który nadaje się do automatycznego przetwarzania w systemie księgowym. PDF, papierowa faktura lub zeskanowany dokument nie spełniają tej definicji. Od 1 stycznia 2027 roku zatwierdzone standardy elektronicznych faktur to EHF Invoicing, Peppol BIS Billing, EHF Self-Invoicing oraz Peppol BIS Self-Billing, wszystkie w wersji 3.0 lub nowszej. Jednocześnie wprowadzono okres przejściowy do 1 stycznia 2030 roku. W tym czasie dopuszczalne będzie korzystanie również z innych ustrukturyzowanych elektronicznych formatów faktur, pod warunkiem że spełniają wymagania dotyczące e-faktury. Jako przykłady wskazano między innymi EDIFACT i E2B. Nie dotyczy to jednak zwykłego PDF-u. Jeżeli odbiorca jest objęty obowiązkiem księgowym i może przyjąć e-fakturę, dokument w PDF nie zastępuje wymaganej faktury elektronicznej. Wyjątki i kolejne zmiany Nowe przepisy przewidują określone wyjątki od wymogu wysyłania i otrzymywania e-faktur. Dotyczą one między innymi niektórych podmiotów o niskim obrocie, nierozliczających działalności gospodarczej, a także określonych przypadków związanych z działalnością finansową i ubezpieczeniową. Szczegółowe warunki zależą od rodzaju podmiotu i zastosowanego przepisu. W przypadku podmiotów objętych wyjątkiem możliwe może być wystawianie i przekazywanie dokumentów sprzedaży w innych formatach, w tym PDF. Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda mała firma jest zwolniona z nowych obowiązków. Przepisy określają konkretne warunki zastosowania poszczególnych wyjątków. Istotną zmianą jest również zniesienie od 1 stycznia 2027 roku wyjątku dotyczącego obowiązku elektronicznej dostępności danych księgowych dla podmiotów objętych obowiązkiem księgowym, których obrót nie przekraczał 5 mln NOK. Dotychczas takie podmioty korzystały z wyjątku w zakresie elektronicznej dostępności zaksięgowanych danych. Od 2027 roku ten wyjątek zostaje usunięty. Kolejna zmiana pojawi się od 1 stycznia 2028 roku. Dokument sprzedażowy wystawiany dla kupującego objętego obowiązkiem księgowym będzie musiał zawierać jego numer organizacji. Od tego samego dnia dokument sprzedażowy będzie musiał być również przekazany kupującemu; nie będzie już możliwości uzgodnienia pomiędzy podmiotami objętymi obowiązkiem księgowym, że całość lub część dokumentu nie zostanie przekazana. Do końca 2027 roku numer organizacji nie jest jeszcze wymagany w każdym takim przypadku. Zgodnie z obecnymi zasadami może być podany jako alternatywa dla adresu. Od 1 stycznia 2028 roku numer organizacji kupującego stanie się obowiązkowym elementem dokumentacji sprzedażowej dla podmiotów objętych obowiązkiem księgowym. Co zmieni się od 2030 roku? 1 stycznia 2030 roku będzie kolejnym ważnym terminem. Wtedy, z uwzględnieniem przewidzianych wyjątków, przedsiębiorstwa objęte obowiązkiem księgowym będą musiały prowadzić księgowość w elektronicznym systemie oraz być przygotowane do otrzymywania e-faktur. Finansdepartementet potwierdziło 25 września 2026 roku, że obowiązek otrzymywania dokumentacji zakupu w elektronicznym formacie faktury został przesunięty właśnie do tej daty. W praktyce oznacza to więc trzy istotne daty. 1 stycznia 2027 roku rozpoczyna się obowiązek wystawiania e-faktur w przypadkach objętych nowymi zasadami. 1 stycznia 2028 roku wchodzi wymóg podawania numeru organizacji kupującego oraz obowiązek przekazywania dokumentu sprzedaży kupującemu. 1 stycznia 2030 roku rozpoczyna się obowiązek otrzymywania e-faktur oraz cyfrowego prowadzenia księgowości, z uwzględnieniem określonych wyjątków. Jak firma powinna przygotować się do e-faktur? Przygotowanie do zmian warto rozpocząć od sprawdzenia wykorzystywanego programu do fakturowania lub systemu ERP. Firma powinna zweryfikować, czy rozwiązanie obsługuje zatwierdzone formaty EHF lub Peppol BIS Billing w wersji 3.0 lub nowszej oraz czy umożliwia prawidłowe wystawianie i wysyłanie e-faktur. Następnie warto sprawdzić, czy system pozwala na odpowiednią obsługę odbiorców zarejestrowanych w ELMA/Peppol oraz czy można ustalić procedurę sprawdzania statusu odbiorcy w momencie wystawiania dokumentu. Jest to szczególnie ważne w okresie od 2027 do końca 2029 roku, kiedy obowiązek wysyłania e-faktury będzie w praktyce zależał od możliwości odbiorcy jej przyjęcia. Przedsiębiorstwo powinno również zadbać o prawidłowe dane znajdujące się w rejestrze klientów. Szczególne znaczenie będzie miał numer organizacji kupującego, ponieważ od 1 stycznia 2028 roku stanie się on obowiązkowym elementem dokumentacji sprzedażowej dla kupujących objętych obowiązkiem księgowym. Warto więc odpowiednio wcześniej sprawdzić dane klientów i sposób ich zapisywania w systemie. Zmiany dotyczące e-fakturowania są wprowadzane etapami, dlatego przedsiębiorcy nie powinni traktować roku 2030 jako jedynego terminu, na który trzeba się przygotować. Pierwsze obowiązki pojawią się już 1
Księgowość firmy w nowych rękach – jak przygotować się do przekazania?
Zmiana biura rachunkowego w Norwegii może być ważnym krokiem w rozwoju firmy, szczególnie wtedy, gdy dotychczasowa współpraca nie odpowiada już potrzebom przedsiębiorstwa. Powodem decyzji nie zawsze musi być niezadowolenie z jakości księgowości. Czasami firma rozwija się, zatrudnia pracowników, wprowadza nowe obowiązki, a dotychczasowe biuro nie jest w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu obsługi. Niezależnie od przyczyny zmiana księgowego powinna zostać dobrze zaplanowana. Konieczne jest sprawdzenie nowego biura, zabezpieczenie dokumentacji, przekazanie dostępów oraz ustalenie, kto odpowiada za najbliższe obowiązki podatkowe i księgowe. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko przerw w obsłudze, brakujących dokumentów oraz opóźnień w składaniu deklaracji. Gdy współpraca z księgowym przestaje odpowiadać potrzebom firmy Istnieje wiele sytuacji, w których przedsiębiorca zaczyna rozważać zmianę biura rachunkowego. Jednym z sygnałów ostrzegawczych jest regularne składanie deklaracji na ostatnią chwilę. Dotyczy to między innymi MVA-melding oraz a-melding. Jeżeli dokumenty są przygotowywane z opóźnieniem, a firma otrzymuje dodatkowe koszty związane ze zwłoką lub tvangsmulkt, warto dokładnie przeanalizować dotychczasową współpracę. Problemem może być również brak bieżącej wiedzy o sytuacji finansowej firmy. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jakie jest saldo na koncie, jaki wynik osiąga działalność oraz jaką kwotę należy przeznaczyć na podatek. Jeżeli uzyskanie takich informacji jest trudne albo wymaga wielokrotnego kontaktowania się z księgowym, może to oznaczać, że obsługa nie odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy. Niepokój powinien wzbudzić także brak kontaktu. Wielodniowe oczekiwanie na odpowiedź, brak informacji podczas nieobecności jednej osoby lub sytuacja, w której wszystkie sprawy firmy zostają wstrzymane z powodu urlopu księgowego, mogą poważnie utrudniać prowadzenie działalności. Kolejnym powodem zmiany mogą być rosnące faktury, którym nie towarzyszy dodatkowe wsparcie ani doradztwo. Warto również rozważyć zmianę wtedy, gdy firma się rozwija, zatrudnia pracowników, zaczyna rozliczać wynagrodzenia lub musi uwzględnić obowiązki związane z OTP, a dotychczasowe biuro nie nadąża za nowymi wymaganiami. Bezpieczeństwo przejęcia zaczyna się od właściwego wyboru Przed rozpoczęciem współpracy z nowym biurem rachunkowym należy sprawdzić, czy posiada ono odpowiednie uprawnienia. W Norwegii regnskapsfører oraz regnskapsforetak muszą posiadać zezwolenie wydane przez Finanstilsynet. Weryfikacji można dokonać w publicznym rejestrze virksomhetsregister. Wyszukiwanie jest możliwe między innymi na podstawie nazwy firmy lub numeru organizacyjnego. Jeżeli biuro nie znajduje się w rejestrze, nie ma prawa do wykonywania księgowości na zlecenie. Znaczenie ma również obowiązująca regulacja prawna. Regnskapsførerloven, czyli ustawa nr 90 z 16 grudnia 2022 roku, obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku i zastąpiła wcześniejszą ustawę z 1993 roku. Przedsiębiorca powinien upewnić się, że wybrane biuro działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i posiada wymagane uprawnienia. Przed podpisaniem umowy warto również ustalić zakres obsługi, sposób kontaktu, terminy przekazywania dokumentów, odpowiedzialność za deklaracje oraz zasady przekazania dokumentacji w przypadku zakończenia współpracy. Takie ustalenia mogą ułatwić późniejsze przejęcie księgowości i ograniczyć ryzyko nieporozumień. Historia firmy musi trafić do nowej księgowości Jednym z najważniejszych etapów zmiany biura rachunkowego jest przekazanie dokumentacji. Materiał księgowy należy do klienta. Standard GRFS, czyli god regnskapsføringsskikk, wskazuje na obowiązek zwrotu materiału na żądanie klienta lub zgodnie z zawartą umową. GRFS nie reguluje jednak tilbakeholdsrett, czyli prawa zatrzymania dokumentacji. Biuro rachunkowe nie powinno powoływać się na ten standard jako podstawę do zatrzymywania danych klienta z powodu niezapłaconej faktury. Ewentualny spór dotyczący płatności powinien być rozwiązywany osobno, na przykład poprzez wystawioną fakturę lub postępowanie windykacyjne, a nie przez blokowanie dokumentacji księgowej. Do nowego biura warto przekazać możliwie pełną historię księgowości. Szczególnie przydatny może być eksport SAF-T, czyli SAF-T Financial. Skatteetaten może wymagać tego pliku od firm prowadzących elektroniczną księgowość. Zawiera on między innymi plan kont, zapisy księgowe oraz salda. Dzięki temu nowe biuro może mieć możliwość wczytania historii księgowej bez konieczności ręcznego przepisywania wszystkich danych. Przekazaniu powinny podlegać również: Dane księgowe Eksport SAF-T zawierający plan kont, zapisy księgowe i salda. Dokumentacja źródłowa Faktury sprzedaży i kosztowe, wyciągi bankowe, umowy oraz dokumenty płacowe. Salda otwarcia Åpningsbalanse, w tym saldo banku, należności, zobowiązania, MVA i konta płacowe. Ostatnie rozliczenia Ostatni årsregnskap, ostatnie MVA-melding i a-melding oraz rozliczenia podatkowe, jeśli dotyczą firmy. Dostępy do systemów Dostępy do programu księgowego, systemu kadrowo-płacowego, bankowości i ewentualnych integracji. Zgodnie z Bokføringsloven podstawowa dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez pięć lat po zakończeniu roku obrotowego. W przypadku części dokumentacji uzupełniającej okres ten wynosi trzy i pół roku. Dlatego przy zmianie biura należy zadbać nie tylko o dokumenty z bieżącego roku, ale również o materiały z wcześniejszych okresów, które nadal podlegają obowiązkowi przechowywania. Ważne jest także przekazanie prawidłowych sald otwarcia. Nowe biuro powinno otrzymać informacje pozwalające odtworzyć aktualną sytuację firmy, w tym dane dotyczące rachunków bankowych, należności, zobowiązań, podatku VAT oraz rozliczeń wynagrodzeń. Najbezpieczniej nie kończyć współpracy ze starym biurem, dopóki nowe biuro nie potwierdzi, że otrzymało kompletną dokumentację i ma możliwość rozpoczęcia pracy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której firma zostaje bez dostępu do ważnych danych lub bez osoby odpowiedzialnej za bieżące rozliczenia. Zmiana biura nie zatrzymuje obowiązków przedsiębiorcy Zmiana księgowego nie oznacza zawieszenia obowiązków wobec norweskich urzędów. Nawet jeżeli przedsiębiorca jest w trakcie przekazywania dokumentów, terminy składania deklaracji nadal obowiązują. Szczególne znaczenie ma dostęp do Altinn. Bez odpowiednich uprawnień nowe biuro nie będzie mogło złożyć między innymi MVA-melding ani a-melding. Urzędy nie przesuwają automatycznie terminów tylko dlatego, że firma zmienia księgowego. Dlatego dostęp należy przygotować odpowiednio wcześnie, równolegle z przekazywaniem dokumentacji. Co istotne, w 2026 roku zmienił się sposób nadawania uprawnień w Altinn. Dotychczasowy model oparty na rolach, takich jak Regnskapsmedarbeider, jest wycofywany. Od 19 czerwca 2026 roku uprawnień nie nadaje się już za pomocą tych ról. Dostęp jest przyznawany przez pakiety dostępu, czyli tilgangspakker, oraz zarządzanie dostępami w nowym Altinn. Nowe biuro rachunkowe powinno przeprowadzić klienta przez proces nadawania uprawnień i wskazać, jakie dostępy są konieczne do prawidłowej obsługi. Po zakończeniu przejęcia warto również pamiętać o odebraniu uprawnień poprzedniemu biuru. Przed zmianą należy ustalić, kto złoży najbliższą deklarację MVA-melding. Standardowo norweska deklaracja VAT składana jest za sześć dwumiesięcznych okresów rozliczeniowych. Termin przypada zwykle miesiąc i dziesięć dni po zakończeniu danego okresu. Przykładowo MVA-melding za styczeń i luty należy standardowo złożyć do 10 kwietnia. Wyjątkiem jest okres maj–czerwiec, dla którego termin przypada na 31 sierpnia. Równie istotny jest a-melding, składany co miesiąc do 5. dnia następnego miesiąca. Jeżeli termin przypada w weekend lub święto, deklarację należy złożyć w pierwszy dzień roboczy. W przypadku firm zatrudniających pracowników nie